Como contabilista, provavelmente lida com uma grande quantidade de trabalho e prazos apertados. É fácil sentir a sobrecarga e perder o controlo do seu tempo. A gestão de tempo não é uma tarefa fácil, especialmente quando é necessário trabalhar em conjunto com o cliente.
Para um contabilista, que precisa regularmente de informações do lado do cliente (como por exemplo, “aquela” fatura que falta para fechar o mês) um ligeiro atraso pode pôr em causa todo o seu fluxo de trabalho.
Por isso, temos algumas dicas de gestão de tempo eficazes que certamente vão ajudar a manter a organização e garantir que cumpre todas as suas obrigações profissionais.
6 dicas de gestão de tempo para contabilistas
O tempo é um recurso valioso e qualquer imprevisto pode resultar na insatisfação dos clientes. Por isso, e porque não gostamos de clientes insatisfeitos, partilhamos 6 dicas que o vão ajudar na sua gestão de tempo:
Priorize tarefas
Faça uma lista de todas as suas tarefas e classifique-as em ordem de importância e urgência. Comece com as tarefas mais urgentes e trabalhe em direção às menos urgentes. Se houver prazos, certifique-se de que está a trabalhar nas tarefas que têm prazos mais próximos. Isso ajudará a garantir o cumprimento dos compromissos mais importantes.
Use ferramentas de gestão de tempo
Existem muitas ferramentas de gestão de tempo disponíveis que podem ajudar a aumentar a produtividade e a manter-se organizado. Utilize uma agenda digital, apps para monitorar o tempo e lembretes para garantir que não esqueça nenhuma tarefa importante. Utilize também soluções de software de gestão de projetos para monitorizar o desenvolvimento de projetos em equipa e assim poder delegar e acompanhar o trabalho com eficiência.
Evite multitarefas
Pode parecer que multitarefa é uma boa ideia, mas, na verdade, esta prática pode ser prejudicial para a sua produtividade. Quando faz muitas coisas ao mesmo tempo, pode perder o foco e a qualidade do seu trabalho pode diminuir. Em vez disso, concentre-se numa tarefa de cada vez e só depois passe para a próxima. Isso permitirá que faça um trabalho mais eficaz em cada tarefa.
Aprenda a dizer não
Parece uma dica básica, mas na verdade é um bom ponto de partida para ser bem-sucedido. Muitas vezes, as pessoas ficam sobrecarregadas, porque não sabem dizer não a pedidos de trabalho. Se alguém pedir uma tarefa que está além do seu tempo disponível, aprenda a dizer não de forma educada e explicando as suas limitações. Não pode ser tudo para todos e é importante reconhecer os seus próprios limites.
Priorize o tempo pessoal
Tire um tempo para si. Quando você trabalha por longas horas e não tira um tempo para descansar, pode acabar esgotado. Priorizar o tempo pessoal ajudará a recarregar energias e a garantir que se prepare para enfrentar os desafios diários.
Usar a tecnologia a favor
A tecnologia tem vindo a intervir positivamente na forma como gerimos o tempo. Já é possível automatizar processos, trabalhar na cloud e aceder às informações a partir de qualquer lugar, agendar reuniões e receber notificações eletrónicas das mesmas, etc. Qualquer gabinete de contabilidade aumentaria, certamente, a sua produtividade e a produtividade das suas equipas.
A melhor dica para otimizar a gestão de tempo
Quando falamos de gestão de tempo, não podemos deixar de fora as potencialidades e vantagens da colaboração. Esta gestão colaborativa agregada à tecnologia está materializada numa simples plataforma: o ROSE Accounting Services.
O ROSE AS é uma plataforma cloud de gestão e contabilidade colaborativa que dá resposta às necessidades dos escritórios de contabilidade e gestores, simultaneamente, facilitando o trabalho conjunto para uma gestão mais ágil e transparente, resultado de várias vantagens:
- Automatização do trabalho administrativo repetitivo e sujeito a erro
- Colaboração em tempo real com os clientes numa única plataforma
- Mecanismos de integração automática, rastreabilidade de documentos e automatismos inteligentes
- Informação sempre atualizada, bem estruturada, organizada e de fácil acesso
- Multidispositivo
Fica a dica para uma gestão de tempo ainda mais eficaz!
