A contabilidade faz parte do dia-a-dia de qualquer empresa, como uma ferramenta destinada a agregar as informações principais de cada negócio relativamente ao seu património e aos seus resultados, muitas vezes com vista ao cumprimento de obrigações legais e declarativas numa perspetiva externa à organização. Esta é a chamada contabilidade financeira.
Contudo, dentro da organização, é necessário que os gestores tenham informações suficientes para tomar decisões quanto ao seu rumo; aqui entra a contabilidade analítica, uma ferramenta de gestão essencial a qualquer negócio.
O que é a contabilidade analítica
A contabilidade analítica ou contabilidade interna, também conhecida como contabilidade de gestão ou contabilidade de custos – embora seja discutível, havendo quem distinga entre estes conceitos – é uma área da contabilidade destinada ao apoio na tomada de decisões através da análise pormenorizada das informações registadas nas demonstrações financeiras das empresas tendo em conta partes específicas.
Através da contabilidade analítica, é possível determinar montantes de vendas e custos correspondentes a essas vendas, bem como os lucros ou prejuízos com afetação por produtos, serviços ou até ramos de atividade.
Com base nesta análise, é possível perceber quais são os elementos ou atividades mais rentáveis às empresas e que interessam potenciar ou, pelo contrário, quais são aqueles cuja estrutura de gastos e ganhos tem de ser adaptada para poderem ser rentáveis ou que porventura têm de ser excluídos.
Para que serve a contabilidade analítica
O fundamento da contabilidade analítica é dar informação atempada e correta aos gestores que lhes permitam planificar, controlar e tomar decisões informadas sobre as diversas partes dos seus negócios, complementando a informação mais geral obtida da contabilidade financeira.
A contabilidade analítica serve diversos propósitos, incluindo:
- a valorização das existências finais de determinado período, por imputação direta dos respetivos custos;
- a obtenção de informação relativa aos custos e rendimentos das diferentes atividades e funções desenvolvidas pela empresa e respetiva rentabilidade;
- a explicação dos resultados obtidos balançando os custos dos diversos produtos com os seus preços de venda;
- com base na análise pormenorizada, a previsão de gastos e rendimentos futuros.
A adoção da contabilidade analítica permite tomar decisões tão importantes como a de fabricar em vez de adquirir determinado produto (ou vice-versa), as quantidades a produzir ou comprar para ser rentável, bem como o preço de venda que tal permite, ou até a de investir ou não, razão pela qual esta é bastante utilizada na análise de projetos de investimento.
Diferença entre contabilidade analítica e contabilidade financeira
A diferença mais evidente entre a contabilidade analítica e a financeira – a que todos os empresários conhecem – é que a primeira é muito mais pormenorizada e a segunda mostra uma perspetiva mais geral do estado da empresa.
Por esse motivo, a contabilidade analítica é usada para fins internos de tomada de decisões, sendo de adoção facultativa, ao passo que a contabilidade financeira se dedica mais ao controlo das relações com terceiros (Estado, investidores, financiadores, entre outros), disponibilizando os resultados finais e a situação patrimonial da empresa como um todo, sendo inclusivamente obrigatória para todos os negócios que atinjam determinado nível de faturação.
Além disso, facultando uma informação de caráter mais geral, a contabilidade financeira tem algumas limitações, como o facto de não permitir a determinação do custo unitário de cada unidade produzida, necessário à formação dos preços de venda e à valorização das existências finais, além de não permitir perceber qual a contribuição de cada produto para o resultado do período ou que produtos (se algum) é mais rentável comprar em vez de produzir, tendo em conta custos de mão-de-obra e outros gastos de fabrico. Estas limitações são colmatadas com recurso à contabilidade analítica.
Pelas suas características e tendo em conta os destinatários da informação, a contabilidade financeira é regida por uma normalização contabilística, que garante a igualdade e equivalência da informação entre todas as empresas, e por prazos legais, ao passo que a contabilidade analítica não tem legislação própria, sendo feita sempre que necessário e adaptada às necessidades de cada organização.
A análise do seu negócio facilitada com tecnologia de topo
A contabilidade analítica trata da obtenção de informação e conhecimento e explicação da informação obtida. Quanto mais fácil for obter essa informação, mais ágil é esse processo.
O ROSE Accounting Services foi pensado para facilitar a obtenção de informação de todas as partes interessadas na gestão ao constituir uma plataforma de gestão e contabilidade colaborativa em que os empresários e os contabilistas trabalham em conjunto com os mesmos dados, na mesma plataforma, com automatismos e integrações em tempo real para que não tenham de repetir registos.
Com a informação a ser partilhada e centralizada, cada uma das partes tem acesso imediato às informações geradas pela outra, relativamente às várias valências, desde a faturação e vendas à logística e compras, passando pelos inventários e respetiva valorização e pela gestão de recursos humanos e processamento salarial, e com toda esta informação a ser integrada na contabilidade.
O ROSE AS permite analisar os resultados das vendas e respetiva evolução, a rentabilidade, o estado do inventário (movimentações de mercadorias, necessidades de stock ou artigos mais e menos vendidos, por exemplo), além de permitir obter relatórios de custos em compras, pessoal, FSE e outras despesas e respetiva evolução ao longo do tempo. Mais ainda, com base no seu histórico, o ROSE AS proporciona Insights sobre a evolução e os resultados futuros do negócio.
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