Comunicar de forma rápida e eficiente com cada um dos seus funcionários e gerir todas as ocorrências que lhes dizem respeito é uma necessidade transversal a todas as empresas, mas essa tarefa vai ficando mais difícil de cumprir à medida que a equipa cresce.
Colmatando todas essas necessidades e mais algumas, a adoção de um portal do funcionário pode ser a solução de que a sua empresa necessita para modernizar e agilizar a sua gestão de recursos humanos.
O que é um portal do funcionário
Um portal do funcionário, denominado também de portal do colaborador ou portal do empregado, trata-se de uma ferramenta de funcionamento online que facilita as interações entre a empresa e os seus funcionários, permitindo uma comunicação bilateral pronta e fácil.
O portal de funcionário funciona como um fio condutor da comunicação entre o departamento de recursos humanos e cada um dos funcionários, ao concentrar as informações e documentações (como os recibos de vencimento ou as declarações de rendimentos) necessárias de parte a parte.
As comunicações e os movimentos lançados pelo departamento de recursos humanos são de fácil consulta por cada um dos funcionários e estes podem fazer solicitações, como licenças ou férias, na sua área de colaborador à distância de uma plataforma intuitiva e própria para o efeito.
Como funciona um portal do funcionário
Um portal do funcionário é como uma conta de utilizador que é criada para cada um dos seus colaboradores quando entram na empresa, sendo atribuído a cada um uma senha para acesso exclusivo do mesmo. Com funcionamento online, pode ser acedido em qualquer dispositivo com acesso à internet.
Através do portal do funcionário, os gestores de recursos humanos podem colocar à disposição de cada funcionário todos os dados da relação contratual: inícios e alterações de contratos, datas de finalização de contratos, vencimentos devidos, férias marcadas e gozadas, horários, entre outros, comunicar aberturas de vagas internas ou de formações, bem como disponibilizar os respetivos documentos, incluindo os recibos de vencimento e as declarações de rendimentos.
Por outro lado, além de poderem rapidamente aceder a todas as informações relativas à evolução do seu contrato de trabalho com o empregador, os colaboradores podem também comunicar com o departamento de recursos humanos. Por exemplo, podem solicitar ausências, apresentar baixas, médicas, submeter dúvidas, sugestões ou reclamações.
Reduzem-se, desta forma, em larga escala as comunicações em papel, os envios de e-mail que podem deixar de fora algum endereço ou a necessidade de afixar circulares com informações importantes que se podem perder, bem como as visitas aos recursos humanos para esclarecer questões simples.
Benefícios do portal do funcionário para a sua empresa
Adotar um sistema de portal do funcionário pode trazer diversos benefícios à sua empresa em diversas frentes, desde a redução de custos e a melhoria da produtividade à aproximação entre os colaboradores e os seus gestores.
Aumento da transparência na gestão de recursos humanos
Ao terem um acesso claro aos seus dados contratuais, os funcionários têm mais informação e mais atualizada e um maior controlo sobre os seus dados pessoais. Por outro lado, elimina-se uma cultura de perceção de ocultação de informações, o que lhes dá maior segurança e em relação à entidade empregadora, fortalecendo o seu vínculo.
Melhores fluxos de comunicação
A comunicação entre o departamento de recursos humanos e os colaboradores fica facilitada bilateralmente, com os fluxos de informação e de documentação de cada parte a serem mais rápidos, mais eficientes, mais seguros e com menos entraves.
Aumento da produtividade
Com acesso a um portal do funcionário, muitas das tarefas que tradicionalmente eram feitas manualmente, mediante a entrega/afixação em papel ou envios por correio, ficam eliminadas, bastando alguns cliques para a informação e a documentação chegarem aos funcionários respetivos. Também o típico envio de emails em massa, possibilitando o erro de deixar escapar algum endereço, deixa de ser uma prática.
Quando é ligado ao software de recursos humanos, as tarefas repetitivas são eliminadas, ao passo que também se elimina a duplicação de procedimentos, uma vez que a informação é integrada de forma automatizada no portal do funcionário.
Redução de custos
A redução no uso de papel e em envios por correio, além de ser uma opção amiga do ambiente, representa uma redução nos custos administrativos, que pode ser significativa dependendo da dimensão da empresa e do número de funcionários.
Uniformização de procedimentos
Uma das dificuldades das empresas é uniformizar procedimentos e, no caso da gestão de recursos humanos, esse problema fica resolvido com a implementação do portal do funcionário.
Procedimentos como pedir férias, saber a quantos dias de férias têm direito ou quantos restam, saber quantas horas extraordinárias lhes são devidas, entre outros por parte dos colaboradores, que tradicionalmente geram muito ruído no trabalho do departamento de RH, chegando de várias formas e feitios, passam a ter local certo.
ROSE Employee: o portal do funcionário para empresas People-First
Se é de um portal do funcionário que a sua empresa necessita, o ROSE Employee é a resposta. Pensado para suprir todas as necessidades de comunicação da gestão de recursos humanos, o ROSE Employee é uma aplicação que permite aceder ao departamento de RH em qualquer lugar, possibilitando a comunicação com toda a organização em tempo real.
A aplicação ROSE Employee vem equipada com diversas funcionalidades que permitirão a cada um dos seus colaboradores:
- consultar a sua informação pessoal;
- receber e ver as comunicações enviadas pelos gestores para toda a organização;
- consultar as suas férias agendadas em formato calendário;
- pesquisar colegas da organização para consultar a informação de contacto e verificar a sua disponibilidade;
- encontrar e fazer download dos recibos de vencimento e das declarações de rendimentos.
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