A acrescer a todas as questões fiscais, a gestão de recursos humanos (RH) é uma das áreas mais importantes do trabalho de um contabilista; mesmo que, tecnicamente, não esteja dentro da empresa do seu cliente a gerir o dia-a-dia dos respetivos colaboradores, a gestão de RH é uma área que envolve as suas vidas e de elevada responsabilidade.
Como contabilista, é por si que passa o processamento salarial, o cálculo de subsídios de férias e de Natal, o apuramento de direitos, o desconto ou não de faltas, entre outros, podendo ainda assumir a responsabilidade das comunicações de vínculos com a Segurança Social. Tudo isto a acrescer às necessidades de informação frequentes dos seus clientes para poderem agir em conformidade com a legislação.
Se lhe parece que os seus clientes necessitam de ajuda na gestão de RH a toda a hora, um serviço de gestão acessível em qualquer altura é o que lhes trará o maior valor acrescentado. Parece impossível? Este artigo esclarece como o pode fazer.
Desafios na gestão de RH para contabilistas
São vários os desafios que se colocam à gestão de RH por parte dos contabilistas, principalmente tendo em conta a necessidade de não desconsiderar as restantes áreas, nomeadamente a contabilística e a fiscal.
Tempo limitado
O trabalho contabilístico é repleto de atualizações legislativas e prazos a cumprir relativamente às obrigações fiscais declarativas e de pagamento, que não só os contabilistas têm de ter a responsabilidade de cumprir, como também de informar as suas empresas clientes. No meio de tanta atribulação, por vezes, a gestão de RH torna-se um peso acrescido.
Dificuldades na comunicação
Quando se trata de um escritório de contabilidade, é natural que maior parte das interações com o contabilista sejam feitas à distância. Para a gestão de RH, como todas as outras áreas, o contabilista necessita de informação clara e atempada sobre as alterações contratuais, as férias, as horas extraordinárias, entre outros. O problema é que muitas vezes os clientes não têm noção do que necessita ser comunicado e quando e, por outro lado, podem comunicar num prazo indesejável para o contabilista.
Informação dispersa
Com vários clientes a comunicar ao mesmo tempo, a informação necessária tende a acumular-se em diversos e-mails e mensagens que (novamente tendo em conta a miríade de tarefas que tocam ao contabilista) tornam moroso o trabalho de gestão de RH, principalmente o menos rotineiro.
Como oferecer serviços de gestão de RH 24H/dia aos seus clientes
A questão que se coloca é: como é que, no meio de todas as obrigações do contabilista, é possível oferecer serviços de gestão de RH a qualquer hora que o cliente necessite.
A resposta passa por um software de gestão de recursos humanos que funcione na cloud. Deste modo, as informações relativas aos recursos humanos são armazenadas de forma a estarem acessíveis a qualquer altura para o contabilista e para o seu cliente.
Software de recursos humanos na cloud: quais são as vantagens para o contabilista?
O facto de as informações relativas à gestão de RH estar num local digital acessível tanto ao contabilista como aos seus clientes traz diversas vantagens ao trabalho do contabilista, entre as quais:
- maior produtividade, sem necessidade de repetir procedimentos e de comunicações (chamadas e e-mails) desnecessárias;
- concentração das informações num mesmo local;
- redução de custos com deslocações, com papel e com arquivo;
- segurança e menor propensão ao erro derivada da repetição de introdução das mesmas informações;
- maior satisfação dos clientes, com um serviço eficiente e informações prontas.
ROSE People: o software de gestão de pessoas na cloud para organizações People-First
Ao garantir-lhe a automatização de processos, o rigor da informação e a facilidade de acesso, tanto para si como para os seus clientes, o ROSE People é a plataforma de que necessita para prestar um serviço de gestão de RH 24h aos seus clientes. Isto porque este software funciona na cloud e dentro de uma plataforma colaborativa, o que significa que ambas as partes têm acesso à mesma informação, em tempo real, em qualquer dispositivo, com mecanismos de integração automática para não ter de repetir informações.
Com o ROSE People, ganha produtividade e rigor nos seus processos, com acesso a:
- processamento de salários automático, sendo os cálculos atualizados em função das alterações mensais de cada colaborador;
- recibos de vencimento gerados automaticamente ao despoletar o processamento salarial para envio por email aos colaboradores;
- geração automática de declarações para as entidades oficiais a partir do momento em que são feitos os processamentos, além de a comunicação com a Segurança Social ser automática;
- recibos de vencimento com informação detalhada sobre os valores originaram o cálculo, desde o salário/hora, a retribuição bruta e líquida, a folha de presença, entre outras;
- editor de fórmulas simples e intuitivo para que possa criar fórmulas de cálculo ajustadas às particularidades de cada empresa;
- criação fácil de contratos de trabalho, a partir de modelos previamente existentes;
- assistente para gestão de todo o ciclo de vida contratual, desde os períodos experimentais e renovações até à sinalização de contratos a terminar;
- gestão integrada de benefícios, sendo possível consultar, a qualquer momento, os dias de férias, os subsídios, bancos de horas, os valores a que cada colaborador tem ou não direito;
- vários dashboards com insights de gestão que lhe permitem construir reports de RH rapidamente.
Além de ganhar tempo para questões realmente necessárias dos seus clientes, com o ROSE People, dar-lhes-á acesso a todas as informações de que necessitam para tomar decisões. Por outro lado, o cumprimento das obrigações legais em termos de RH fica salvaguardado.
Ainda com mais autonomia com o ROSE Employee
Para promover o envolvimento entre os seus clientes e as suas equipas, podem contar ainda com o ROSE Employee, uma aplicação que lhes permitirá ter o seu departamento de gestão de RH acessível em qualquer altura e em qualquer lugar, na palma da mão.
Com o ROSE Employee, os seus clientes terão um meio de comunicação, em tempo real, com toda a organização, tendo disponível um conjunto de informações relativas ao desenvolvimento da relação laboral de cada colaborador.
Com esta aplicação, os colaboradores poderão:
- receber as comunicações enviadas para toda a empresa;
- consultar a sua informação pessoal no âmbito do contrato de trabalho;
- consultar as suas férias agendadas, em formato calendário;
- consultar contactos e disponibilidade dos colegas;
- encontrar informação relativa ao processamento salarial;
- fazer download dos recibos de vencimento e das declarações de rendimentos.
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