Os registos contabilísticos de uma empresa devem espelhar com a maior fidelidade possível o seu estado atual, o que inclui os seus movimentos financeiros. Só assim é possível obter informações de gestão fidedignas perante todos os stakeholders e tomar decisões informadas relativamente à evolução dos negócios. Um passo fulcral para tal é a reconciliação bancária.
O que é a reconciliação bancária
A reconciliação bancária consiste em fazer corresponder os saldos finais das contas bancárias da empresa aos saldos finais relativos às mesmas contas nos extratos contabilísticos, com vista a garantir que todas as transações financeiras estão registadas corretamente na contabilidade.
Para igualar os saldos, a reconciliação bancária envolve uma série de movimentos, que incluem a comparação parcela a parcela, a procura de documentos de contas correntes que se possam encontrar extraviados ou simplesmente não lançados (como faturas-recibo ou recibos), o acerto de valores e a elaboração de um documento com a justificação para as diferenças que não possam ser corrigidas.
Passo essencial a um correto fecho de contas anual, a reconciliação bancária pode e deve ser feita pontualmente durante o ano para, por um lado, detetar erros e faltas de documentação atempadamente e, por outro, para uma menor morosidade do processo do que se tiver de ser feita de uma única vez.
Para que serve a reconciliação bancária
Além do objetivo direto de fazer com que a situação real das contas bancárias da empresa seja refletida nos extratos contabilísticos, a reconciliação bancária serve ainda outros propósitos:
- controlo interno das contas, prevenindo o extravio de documentos ou duplicação de lançamentos relacionados com movimentos financeiros;
- correção das contas correntes de clientes e fornecedores, pois nos acertos dos saldos de bancos (e, subsequentemente, dos saldos de caixa) estarão refletidos todos os movimentos de recebimentos e pagamentos;
- perceção da situação real e integrada da tesouraria e do estado financeiro da empresa, como base para a tomada de decisões de investimento informadas.
O que é necessário para fazer uma reconciliação bancária
Independentemente da periodicidade necessária ou escolhida para efetuar reconciliações bancárias, é necessário ter presentes alguns elementos essenciais ao processo.
Extratos de todas as contas bancárias
Cada empresa pode ter uma diversidade de contas bancárias, em um ou vários bancos, sejam elas à ordem ou de poupança, contas de cartões de crédito ou até contas de meios de pagamento alternativos, como o PayPal, desde que tenham uma conta corrente própria.
Independentemente do número de contas, todas devem ser objeto de reconciliação de forma individual. Por isso, a primeira coisa a fazer será recolher todos os extratos detalhados dessas contas.
Registos contabilísticos de todos os movimentos de bancos
A contabilidade deve refletir a situação atual da empresa, o que significa que têm de existir contas distintas para cada conta bancária e, portanto, tem de ser possível obter um extrato contabilístico individualizado de cada uma.
Além disso, os movimentos devem ser lançados na contabilidade (e antes, no software de faturação) nas datas da sua ocorrência não só para facilitar a comparação, mas para ser possível extrair a informação e comparar os saldos finais para cada período (por exemplo, de determinado mês).
Plataforma para cruzar as informações dos extratos bancários com a contabilidade
Para fazer a comparação dos saldos finais e de cada linha entre os extratos bancários e os contabilísticos, por data, é importante ter uma base em que se assinalem os movimentos comuns e se insiram os que estiverem em falta de um lado e de outro para posterior correção ou justificação.
Estas operações podem ser efetuadas manualmente ou com um software de contabilidade que permita emitir reconciliações bancárias para cada conta financeira registada, facilitando todo o processo e poupando bastante papel.
Como fazer uma reconciliação bancária passo-a-passo
Depois de reunida toda a informação e extratos de contas bancárias e de todos os movimentos contabilísticos respetivos estarem lançados nas datas corretas, para efetuar a reconciliação bancária, como referido acima, necessitará de um suporte para fazer as comparações e correções, que deverá operar da seguinte forma (na generalidade dos casos):
1. Inserir o saldo bancário final
O saldo final presente no extrato bancário é estático e inalterável, por isso, será sobre ele que incidirá a reconciliação bancária, uma vez que só do lado da contabilidade poderão ser feitas correções, a existirem. Este saldo é a primeira coisa a ser colocada no documento de reconciliação bancária para comparação com o saldo final do extrato contabilístico correspondente.
2. Comparar movimentos
Os movimentos devem ser verificados linha a linha e aqueles que estiverem presentes em ambos os extratos devem ser assinalados (estão reconciliados). É importante aqui notar que os movimentos que se encontram a crédito no extrato bancário estão a débito no extrato contabilístico e aqueles que estão a débito no banco estão a crédito na contabilidade.
Se todos os movimentos estiverem presentes nos dois lados, o saldo final do extrato contabilístico será igual ao saldo do extrato bancário.
3. Introduzir os movimentos que não têm correspondência de um lado ou de outro
Existindo movimentos que estão presentes no extrato bancário e não estão na contabilidade ou vice-versa, estes devem ser registados para que se possa obter o saldo bancário reconciliado e este ser coincidente com o saldo contabilístico. Este registo deve ser efetuado da seguinte forma:
- para os movimentos existentes no extrato bancário que não estejam presentes no extrato contabilístico, adicionar as saídas e subtrair as entradas;
- para os movimentos registados no extrato contabilístico que não estejam refletidos no extrato bancário, acrescer os movimentos a débito (montantes recebidos) e subtrair os movimentos a crédito (montantes pagos).
A primeira situação pode ocorrer, por exemplo, em casos nos quais um pagamento tenha sido efetuado sem ter ainda sido recebido o respetivo documento de compra; já o segundo pode ocorrer devido à receção de um cheque para o qual foi emitido recibo, mas que ainda não foi depositado ou efetivamente creditado pelo banco.
4. Corrigir os movimentos incongruentes
Relativamente aos movimentos que não coincidem entre os extratos bancário e contabilístico deve procurar-se a correção do lado da contabilidade sempre que possível; por exemplo, há movimentos que podem ser considerados adiantamentos, há documentos que podem simplesmente estar perdidos e serem passíveis de ser encontrados, entre outras situações.
Os movimentos que conseguirem ser corrigidos devem ser retirados do mapa de reconciliação bancária.
5. Investigar e justificar as diferenças
Se existirem movimentos sem correção, estes devem ser justificados e a sua justificação incluída no relatório de reconciliação bancária. Caso não seja evidente a justificação, estes movimentos devem ser investigados a fundo.
6. Comparar o saldo bancário reconciliado e o contabilístico
Após todos os passos acima, deve ser emitido um novo extrato contabilístico, caso tenham existido correções, e este saldo deve ser comparado com o saldo bancário reconciliado (ou seja, com o saldo final do documento de reconciliação bancária depois dos movimentos de acréscimo e dedução). Se os valores forem iguais, a reconciliação está terminada para o período em questão.
Use a tecnologia em prol da simplificação do processo de reconciliação bancária
Fatores para existirem discrepâncias entre os movimentos bancários e os contabilísticos, que, por sua vez, prolongam o tempo de realização das reconciliações bancárias, são as duplicações ou faltas de documentação e os erros ou gralhas no lançamento de valores. Estes, muitas vezes, resultam da duplicação de registos.
Com o ROSE Accounting Services, não há duplicação de trabalho: os registos efetuados do lado da gestão, sejam vendas, despesas, compras, recebimentos, pagamentos, entre outros, são automaticamente integrados na contabilidade.
Com esta plataforma colaborativa na cloud em que o empresário e o contabilista trabalham em conjunto, não será mais necessário o transporte de documentos entre o escritório de contabilidade e a empresa e não existirão erros desnecessários derivados da duplicação de movimentos, além de ambos terem acesso a toda a informação a qualquer momento. Mais ainda, o ROSE AS facilita a emissão de documentos de reconciliação bancária para que possa fazê-la sem esforço.
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