Pessoas e Remunerações

Relatório Único: o que é, para que serve e quem é obrigado a entregar

O Relatório Único é mais uma obrigação que compete a todas as entidades empregadoras que surgiu, como tantos outros procedimentos, para simplificar alguns dos seus procedimentos de comunicação no âmbito laboral, juntando-os num só documento. Neste artigo, esclarecemos algumas dúvidas em relação a esta obrigação.

O que é o Relatório Único

O Relatório Único é um documento de entrega anual, relativo ao ano civil anterior, regulado pela Portaria n.º 55/2010, de 21 de janeiro, que engloba num só documento informações várias sobre a atividade social da empresa que devem ser prestadas à administração do trabalho, pelo que é geralmente muito interligado com o departamento de recursos humanos.

Este documento reúne informações sobre matérias de legislação laboral, incluindo o quadro de pessoal, a celebração e cessação de contratos de trabalho a termo, o trabalho suplementar, o relatório da formação profissional contínua, o relatório da atividade anual dos serviços de segurança e saúde no trabalho, o balanço social, as greves e o recurso a contratos de prestação de serviços.

Quem é obrigado a entregar o Relatório Único

A entrega do Relatório Único é obrigatória a todos os empregadores que sejam abrangidos pelo Código do Trabalho e legislação específica dele decorrente, ou seja, todos os agentes económicos, sejam empresas, profissionais independentes ou entidades sem fins lucrativos, que tenham trabalhadores por conta de outrem ao seu serviço.

Também é da responsabilidade dos empregadores a informação constante do Relatório Único, bem como a sua entrega. Quer isto dizer que, mesmo que o empregador contrate um prestador externo para os serviços de higiene e segurança no trabalho, que geralmente preenche e entrega o Anexo D, caso esse não seja entregue por algum motivo ou contenha erros, a responsabilidade é sua.

Estrutura do Relatório Único

O Relatório Único é constituído por vários anexos, destinados a identificar a entidade empregadora e os seus funcionários, respetivas movimentações e formações contínuas efetuadas, a prestar informações sobre a existência e modalidade dos serviços de saúde, higiene e segurança no trabalho e a existência e identificação de greves.

Discriminadamente, os seguintes anexos constituem o Relatório Único (uma folha de rosto e seis anexos):

  • Anexo 0 – Identificação genérica da entidade empregadora, dos seus estabelecimentos e informação geral dos seus trabalhadores;
  • Anexo A – Quadro de pessoal, para identificação discriminada dos trabalhadores ao serviço no ano de referência, por estabelecimento;
  • Anexo B – Fluxo de entrada ou saída de trabalhadores, para discriminação dos trabalhadores que, no ano em questão, entraram para a ou saíram da empresa;
  • Anexo C – Relatório anual da formação contínua, para controlo das formações recebidas pelos trabalhadores no ano de referência;
  • Anexo D – Relatório anual das atividades do serviço de segurança, higiene e saúde no trabalho, incluindo a modalidade adotada e a identificação dos intervenientes;
  • Anexo E – Greves, para informação sobre as greves e respetivas reivindicações ocorridas no ano em questão;
  • Anexo F – Prestadores de serviços (o único opcional), correspondente à identificação dos contratos de prestação de serviços existentes no ano.

Prazo de entrega do Relatório Único

O prazo para entrega do Relatório Único vem estipulado na já referida Portaria n.º 55/2010, no seu artigo 4.º, que indica que este deve ser entregue no período de 16 de março a 15 de abril do ano seguinte àquele a que diz respeito – por exemplo, o Relatório Único referente a 2021 deverá ser entregue entre 16 de março e 15 de abril de 2022.

Como referido acima, o Relatório Único é constituído por vários anexos; apesar de estes poderem ser preenchidos e submetidos na plataforma por qualquer ordem e até em dias e por pessoas diferentes, o prazo acima referido aplica-se a todos os anexos e é o empregador que tem de garantir que estes se encontram entregues atempadamente.

Após a data limite, continua a ser possível submeter o Relatório Único referente ao ano anterior (ou até a anos anteriores), mas, nesse caso, está a incorrer-se em incumprimento sujeito a coima.

Como entregar o Relatório Único

O modo de entrega do Relatório Único é exclusivamente por via online na página do Relatório Único, não havendo alternativa de entrega em papel.

Na primeira utilização da plataforma, é necessário obter os dados de acesso, para o que são necessários o NIF, o nome, a morada completa, um contacto telefónico e um email da entidade, onde será recebida uma mensagem para confirmar o registo, mediante a colocação da chave de confirmação atribuída pelo portal. Serão recebidos, então, os dados necessários para acesso ao sistema, que vigorarão até serem alterados.

O primeiro utilizador criado é o “administrador”, com acesso completo a todas as áreas. O empregador pode, no entanto, delegar a entrega de um ou mais anexos a entidades externas (por exemplo, ao prestador de serviços de higiene e segurança no trabalho); para isso, deverá criar “Delegações RU” (no menu “Acessos”), onde poderá definir a que anexos cada “delegação” terá acesso.

A entrega anual dos anexos é feita através da Aplicação para Preenchimento, Validação e Envio do Relatório Único disponibilizada na plataforma a cada ano, na secção “Aplicações”, para a obtenção da qual é necessário, antes, validar a estrutura empresarial na área de gestão da entidade de modo a garantir que não há erros. 

De seguida, é só preencher os anexos pela ordem pretendida e pelos utilizadores destacados, dentro do prazo destinado ao efeito.

Relatório Único para trabalhadores em teletrabalho

O teletrabalho não é um assunto novo, mas ganhou, por força das circunstâncias, nova relevância nos anos de 2020 e 2021, por isso, é normal que surjam algumas questões para os relatórios únicos respeitantes a estes anos e a anos seguintes.

No que respeita à unidade local (estabelecimento) do trabalho, regra geral, os trabalhadores em regime de teletrabalho são considerados como a trabalhar fora da unidade local, para preenchimento do Anexo D, se tiverem trabalhado fora da empresa a maior parte do tempo. No entanto, não deve ser criado um novo estabelecimento, sendo estes alocados ao estabelecimento a partir do qual recebem ordens.

Também no referente ao tipo de contrato de trabalho, estão previstos códigos específicos para o teletrabalho (11, 21 ou 31), mas esses só devem ser usados se efetivamente o contrato de trabalho tiver mudado ou se tiver havido contratação nova nesse regime; caso contrário, deve ser escolhida a modalidade de contrato que foi celebrada com o trabalhador.

Já em relação às horas trabalhadas, também no âmbito do Anexo D, sendo os trabalhadores contabilizados como a trabalhar fora do estabelecimento (a maior parte do ano em teletrabalho), estas não devem ser contabilizadas (apenas o são para trabalhadores que tenham trabalhado na unidade local).

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A documentação e os aspetos burocráticos são sempre importantes para qualquer empresa, sobretudo em casos em que são obrigatórios por lei, como no caso do Relatório Único, mas a verdade é que exigem tempo e esforço que podia ser dedicado a outras áreas igualmente importantes do seu negócio.

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