Com o mercado a evoluir de forma exponencial, é importante procurar formas de aumentar a competitividade. Formas estas que passam pela automatização de processos e atividades mais rotineiras. Esta automatização passa pela aposta na tecnologia certa. Já ouviu falar no RPA? E conhece os benefícios do RPA na contabilidade?
O que é o RPA (Robot Process Automation)?
Robotic Process Automation, ou RPA, é uma tecnologia disruptiva que permite configurar software ou robôs especializados na interpretação e execução das atividades mais rotineiras do ser humano.
De entre as várias áreas onde esta evolução digital desempenha um papel essencial, a contabilidade é uma das áreas que mais tem tirado proveito destas novas tecnologias.
Trata-se, no fundo, de um software que permite executar atividades rotineiras, normalmente executadas por humanos, de uma forma automática, simples, flexível e não evasiva.
Esta tecnologia permite configurar “bots” disponíveis 24/7 que conseguem aprender, imitar e executar processos baseados em regras. Ou seja, o RPA é formado por um sistema de automatização que replica as atividades de um profissional.
É, assim, possível a construção de fluxos de tarefas para cada processo, sem conhecimentos de programação, permitindo determinar os comandos a serem executados em cada etapa.
Em que casos deve ser implementado um RPA?
A aplicação deste sistema é adequada para a execução dos seguintes tipos de processos:
- Repetitivos
- Propensos a erro
- Com regras implementadas
- Com transporte e transferência de dados
- Com elevada carga administrativa
Como pode o RPA na contabilidade otimizar os processos?
A área da contabilidade é caracterizada por vários processos recorrentes que obrigam à constante análise de uma grande quantidade de dados e ao reporte com um curto espaço de tempo de resposta.
Estas tarefas consomem, assim, uma grande quantidade de horas às equipas, aplicadas em processos de baixo valor acrescentado para as organizações.
De forma a otimizar estes processos, o RPA na contabilidade surge como uma ferramenta que permite executar diversas tarefas de forma autónoma, permitindo libertar os recursos para outros trabalhos.
Este sistema pode ser aplicado nos seguintes de processos:
- Reunir e recolher informação – Pesquisa e recuperação de dados, recolha e respetiva agregação/consolidação. Cálculos automáticos; Decisões com base em regras; Análise de documentação ou produção de relatórios.
- Validar e analisar – Mapeamento, verificação e validação de dados; Identificação e análise de erros padrão; Recolha e análise de dados não estruturados; Reconhecimento ótico de caracteres.
- Gravar dados -Armazenar dados de múltiplos interfaces; armazenar metadata e informação.
- Organizar e gerir – Alocação inteligente do trabalho entre robots; Alocação de tarefas e transferência das exceções; Tratamento automatizado de processos através da combinação de robots.
- Transferir e comunicar – Migração de dados; Notificações automáticas para as equipas, fornecedores e clientes.
- Relatórios – Relatórios automáticos; Análises detalhadas dos processos de performance.
Na prática, o RPA pode ser aplicado em diversos processos contabilísticos e de reporte. Falamos, por exemplo, de:
- Extração de dados de documentos estruturados e não estruturados e consulta de documentos em diferentes plataformas e portais;
- Preparação e preenchimento de declarações fiscais, reportes financeiros mensais de apoio à gestão ou demonstrações financeiras;
- Automação de registos contabilísticos e de processamentos salariais;
- Validação e reconciliação de contas.
Quais os benefícios de um sistema RPA na contabilidade?
A implementação de um sistema RPA na contabilidade pode ser um grande aliado para as organizações garantirem maior produtividade, controlo, organização, segurança e qualidade nos seus processos. É o primeiro passo para ser tornar um escritório de contabilidade digital.
Menos erros e tarefas repetitivas
Além de ser possível programar o sistema para executar as tarefas mais repetitivas e de baixo valor agregado – como o registo de movimentos, reconciliação e apuramentos –, reduzindo o erro humano e aumentando a eficiência de cada processo, o RPA na contabilidade pode executar os processos definidos a qualquer altura. Assim, podendo laborar 24/7, o RPA garante a redução dos tempos de ciclo e a conclusão dos processos de forma mais célere.
Mais produtividade e eficiência
Pode ainda responder a picos de trabalho ou ao crescimento da organização, uma vez que os seus recursos são escaláveis e flexíveis, podendo ser acrescentados ou reduzidos, a qualquer momento, o número de bots e as tarefas a serem executadas.
Custos mais reduzidos
O RPA permite, assim, otimizar um grande número de processos, garantindo uma redução dos custos e a alocação dos colaboradores para tarefas mais estratégicas e de maior valor acrescentado.
No fundo, o RPA na contabilidade oferece às empresas o benefício de ter processos contabilísticos, não só mais organizados, mas também mais eficientes.
Tire partido da automação na contabilidade e reporte fiscal
A verdade é que a tecnologia – e o RPA – é uma das melhores formas de otimizar e simplificar processos rotineiros e morosos, especialmente no que respeita à contabilidade e reporte fiscal. Neste campo tão sensível, o caminho para reduzir a burocracia e automatizar processos está na tecnologia certa.
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