No seguimento da contínua digitalização dos procedimentos contabilísticos e fiscais a que se tem assistido nos últimos anos, a necessidade de se garantir que os documentos digitais continuam, não obstante, a ser fidedignos é uma constante.
Por isso, a partir de janeiro de 2024, as entidades que emitem faturas em PDF ou num formato eletrónico terão de cumprir novos requisitos de autenticação para poderem continuar a fazê-lo, nomeadamente, através da inclusão de uma assinatura digital qualificada ou de um selo eletrónico qualificado.
Nota: O Governo adiou pela sexta vez o prazo de implementação da Assinatura Digital Qualificada. As empresas podem agora utilizar faturas PDF por mais 1 ano, depois de o Governo adiar de 31 de dezembro de 2022 para 31 de dezembro de 2023 a data para deixar de as equiparar às faturas eletrónicas, segundo o novo despacho.
A desmaterialização de documentos e a necessidade de uma assinatura digital qualificada
Com a introdução da obrigatoriedade de implementação de faturação eletrónica por parte das empresas fornecedoras do Setor Público, a digitalização de processos tem agora uma importância acrescida, embora já tenha vindo a ser uma realidade crescente desde o lançamento do programa SIMPLEX, em 2006, com subsequente relançamento, em 2016, sob a denominação SIMPLEX+.
Este programa visa, na sua génese, a simplificação de processos, a modernização e digitalização dos serviços públicos e, ao mesmo tempo, a facilitação da relação dos cidadãos e das empresas com a Administração Pública, tendo sido o responsável pela introdução de medidas como o cartão de cidadão, a criação de empresa na hora ou a informação empresarial simplificada (IES), por exemplo.
No âmbito dessa digitalização, o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, além de compilar todas as regras para o processamento de faturas e outros documentos fiscais, introduziu condições para a existência de “faturas sem papel”, dispensando a impressão destes documentos e possibilitando o seu envio e arquivo em formato digital.
Como tem também sido grande o esforço da Autoridade Tributária para que as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes cumpram as regras de forma e conteúdo, no que respeita aos documentos em formato eletrónico, o Decreto-Lei estabeleceu, no seu artigo 12.º, que, para que seja garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo desses documentos, deve ser adotado um dos seguintes procedimentos:
- aposição de uma assinatura eletrónica qualificada;
- aposição de um selo eletrónico qualificado;
- utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que as entidades outorguem um “Acordo tipo EDI europeu”.
O que é a assinatura digital qualificada nas faturas eletrónicas?
A assinatura digital qualificada, ou assinatura eletrónica qualificada, é uma forma de identificação do emitente de determinado documento através de uma assinatura gerada por um certificado digital que só pode ser adquirido a uma entidade privada credenciada para tal pelo Gabinete Nacional de Segurança.
Trata-se da adoção de uma norma europeia, o Regulamento (UE) n.º 910/2014, destinada a garantir a confiança e segurança nas transações eletrónicas a nível europeu, razão pela qual a lista das entidades credenciadas é publicada pela Comissão Europeia nas Trusted Lists, com validade para toda a Comunidade Europeia.
Esta assinatura digital visa, como referido, garantir a autenticidade e legitimidade do fornecedor (seja pessoa ou empresa) dos bens ou serviços responsável por emitir os documentos fiscais, mediante a sua identificação inequívoca, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados constantes desses documentos, nomeadamente no que toca à sua duplicação ou alteração.
Que documentos devem conter assinatura digital qualificada?
Pela aplicação da legislação, devem ser objeto de assinatura digital qualificada todas as faturas e outros documentos fiscalmente relevantes – “documentos de transporte, recibos e quaisquer outros documentos emitidos, independentemente da sua designação, que sejam suscetíveis, nomeadamente, de apresentação ao cliente que possibilitem a conferência de mercadorias ou de prestação de serviços” – que sejam enviados por via eletrónica, ou seja, através de email ou outro meio digital.
Quem pode emitir faturas eletrónicas?
Com a entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 28/2019, podem ser emitidas por qualquer sujeito passivo faturas em formato eletrónico, mediante aceitação pelo destinatário, desde que reunidas as condições de autenticidade e integridade já referidas – aposição de assinatura digital ou selo eletrónico ou utilização do sistema EDI.
A acrescer, além de, obviamente, terem de ser cumpridas todas as regras e menções obrigatórias para todos os documentos fiscais previstas no Código do IVA, no caso das faturas eletrónicas, os programas de faturação devem ser certificados e garantir mais algumas funcionalidades, nomeadamente:
- a validação cronológica das mensagens emitidas;
- o não repúdio da origem e receção das mensagens;
- a não duplicação dos documentos emitidos e recebidos;
- a possibilidade de verificação de que o certificado utilizado pelo emissor do documento não se encontra revogado, caducado ou suspenso na data de emissão.
Quem está abrangido pela obrigatoriedade de assinatura eletrónica qualificada?
Estão abrangidos pela obrigatoriedade de incluir a assinatura digital qualificada ou mecanismo equivalente todos os sujeitos passivos que optem por emitir e enviar as suas faturas e outros documentos por via eletrónica.
Isto significa que estão incluídos quer os sujeitos passivos que enviem os seus documentos no formato PDF via email, ao invés de os enviarem por correio, quer sujeitos passivos que emitam e enviem faturas eletrónicas, ou seja, num formato como o XML.
Assinatura digital qualificada vs. selo eletrónico qualificado
Tanto a assinatura digital qualificada como o selo eletrónico qualificado cumprem o mesmo propósito: a autenticação da origem dos documentos. No entanto, cada um deles cumpre formas de identificação diferentes.
A assinatura digital permite identificar uma pessoa, a pessoa responsável pela empresa que emite o documento, como, por exemplo, o gerente. Já o selo eletrónico contém informação que permite identificar apenas a empresa responsável pela emissão do documento. Contudo, como referido, ambos são válidos.
A partir de quando é obrigatória a assinatura digital qualificada?
A regulamentação para a faturação eletrónica já existe desde 2019, como se pode depreender pela identificação do Decreto-Lei referido acima, mas a entrada em vigor da obrigatoriedade de aposição de uma assinatura eletrónica nos documentos relevantes foi sendo adiada por força das circunstâncias em volta da pandemia da Covid-19.
A última alteração à data de entrada em vigor foi introduzida pelo Despacho 8/2022 XXIII, que define que as faturas em PDF podem ser consideradas faturas eletrónicas até 31 de dezembro de 2023, o que implica que a obrigação entra em vigor a 1 de janeiro de 2024.
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