Todas as empresas e todos os cidadãos têm obrigações declarativas e de pagamento a cumprir em relação ao setor público: umas para a Autoridade Tributária, outras para a Segurança Social. A declaração trimestral é uma dessas obrigações declarativas para com a Segurança Social, destinada especificamente aos trabalhadores independentes (vulgo recibos verdes) ou trabalhadores dependentes com rendimentos de trabalho independente.
O que é a declaração trimestral?
A declaração trimestral é uma obrigação declarativa a entregar à Segurança Social, com caráter trimestral, por parte de todos os trabalhadores independentes ou dependentes com rendimentos de trabalho independente, desde que não estejam isentos.
Esta declaração tem como fim comunicar à Segurança Social quais foram os rendimentos totais obtidos pelo respetivo sujeito passivo nos últimos três meses, provenientes das vendas de bens e/ou prestações de serviços, e serve como base para o cálculo das contribuições a pagar mensalmente à Segurança Social no mês da entrega e nos dois meses seguintes.
A obrigação da declaração trimestral teve início em 2019, com o objetivo de aproximar a realidade dos rendimentos de cada sujeito passivo às suas contribuições, uma vez que estas são calculadas com base nos rendimentos declarados – anteriormente, os rendimentos eram declarados uma vez por ano e, portanto, as contribuições eram calculadas com base nos rendimentos desse ano.
Prazos de entrega da declaração trimestral
Como se depreende pelo seu nome, a declaração trimestral deve ser entregue de três em três meses e é relativa aos rendimentos obtidos no trimestre imediatamente anterior.
Em termos de datas concretas, a declaração trimestral deve ser entregue:
- Até 31 de janeiro, relativamente aos rendimentos de outubro a dezembro do ano anterior;
- Até 30 de abril, relativamente aos rendimentos de janeiro a março do próprio ano;
- Até 31 de julho, relativamente aos rendimentos de abril a junho do próprio ano;
- Até 31 de outubro, relativamente aos rendimentos de julho a setembro do próprio ano.
Em caso de suspensão ou cessação de atividade como trabalhador independente, a declaração deve ser entregue no momento declarativo (uma das datas acima) imediatamente a seguir.
Há ainda outro prazo a ter em conta por parte dos trabalhadores independentes inseridos no regime de contabilidade organizada: caso pretendam optar pela entrega da declaração trimestral, devem comunicá-lo entre 1 e 30 de novembro de cada ano, ficando abrangidos no ano seguinte; caso não o façam, continuam no regime da contabilidade organizada.
Quem tem obrigação de entregar a declaração trimestral
São obrigados a entregar a declaração trimestral todos os trabalhadores independentes que não se encontrem isentos, nomeadamente:
- Os que exercem atividade profissional por conta própria geradora de rendimentos empresariais e profissionais de categoria B;
- Os que exercem atividades comerciais e industriais, agrícolas, silvícolas e pecuárias;
- Os empresários em nome individual cujos rendimentos resultem exclusivamente do exercício de atividades comerciais ou industriais e os titulares de estabelecimento individual de responsabilidade limitada;
- Os produtores agrícolas que exerçam atividade profissional efetiva na exploração agrícola ou equiparada;
- Os profissionais livres ou sócios/membros de sociedade de profissionais livres;
- Os trabalhadores intelectuais, como autores de obras literárias, coreográficas ou cinematográficas e tradutores;
- Os trabalhadores com apoio à criação de atividade independente;
- Os titulares de rendimentos da categoria B de arrendamento urbano para alojamento local na modalidade de hostel.
Quem é isento de entregar a declaração trimestral
Por outro lado, são isentos da entrega da declaração trimestral alguns trabalhadores independentes que estão isentos da obrigação de pagar contribuições, onde estão incluídos:
- Os trabalhadores dependentes com rendimentos de trabalho independente, obtidos de entidades distintas, desde que a remuneração mensal média seja igual ou superior ao valor do IAS (o Indexante dos Apoios Sociais que, em 2022, é 443,20 euros), o rendimento mensal médio de trabalho independente seja inferior a 4 vezes o valor do IAS e estejam abrangidos por outro regime de proteção social;
- Os titulares de rendimentos da categoria B resultantes exclusivamente de contratos de arrendamento e produção de eletricidade para autoconsumo ou através de unidades de pequena produção a partir de energias renováveis;
- Trabalhadores independentes no regime de contabilidade organizada que não tenham optado por ficarem abrangidos pela declaração trimestral;
- Os pensionistas e titulares de pensão resultante de incapacidade para o trabalho igual ou superior a 70%;
- Os advogados e os solicitadores integrados na Caixa de Previdência;
- Os que exerçam em Portugal atividade temporária por conta própria e tenham regime de proteção social obrigatório de outro país.
Como entregar a declaração trimestral
A primeira informação a reter é que a entrega da declaração trimestral é feita exclusivamente online, através do portal Segurança Social Direta, pelo que o contribuinte deverá ter uma senha de acesso ao mesmo para o poder fazer.
Após a entrada na área pessoal da Segurança Social Direta, deverão ser seguidos os seguintes passos gerais:
- Localizando-se na parte inicial da área pessoal, clicar no separador “Emprego”;
- Escolher a opção “Trabalhadores independentes”;
- Clicar em “Regime declaração trimestral” e, no ecrã seguinte, em “Registar declaração trimestral”;
- Selecionar se existiram ou não rendimentos no trimestre anterior – se a resposta for negativa, o processo termina neste passo;
- Preencher os totais mensais dos rendimentos brutos (antes de IVA e retenções) obtidos no último trimestre, conforme sejam provenientes da produção e venda de bens, das prestações de serviços e/ou outros relevantes;
- Verificar o montante total e seguir para o próximo passo, em que é possível optar por incluir rendimentos obtidos a título de subvenções ou subsídios, mais-valias e propriedade industrial ou intelectual;
- Com base no valor de contribuições a pagar nos três meses seguintes calculado pela plataforma (explicamos abaixo como se processa), o contribuinte pode optar por pagar um valor abaixo ou acima desse em até 25%;
- Clicar em “Entregar declaração”, a seguir ao que será enviada uma notificação para a caixa de entrada da plataforma a confirmar qual será o valor da contribuição para o próprio mês e os dois seguintes.
Cálculo das contribuições para a Segurança Social no apuramento trimestral
Para calcular as contribuições a pagar mensalmente à Segurança Social, é necessário, com base nos rendimentos comunicados na declaração trimestral, determinar o rendimento relevante que, por sua vez, dará origem à base de incidência à qual será aplicada a taxa contributiva de 21,4%.
Determinação do rendimento relevante
O rendimento relevante é o montante que a Segurança Social tem em conta para calcular as contribuições mensais a pagar e é calculado com base nos rendimentos obtidos no trimestre imediatamente anterior. Este valor é obtido através da aplicação de uma percentagem aos rendimentos, da seguinte forma:
- 70% dos rendimentos provenientes de prestações de serviços;
- 20% dos rendimentos provenientes da produção e venda de bens;
- 20% dos rendimentos relativos a prestações de serviços no âmbito de atividades hoteleiras e similares, restauração e bebidas que sejam declarados fiscalmente como tal.
Por exemplo, para um trabalhador dependente que obteve no último trimestre rendimentos de prestações de serviços no valor de 7500 euros, o rendimento relevante será de 70% desse valor, ou seja, 5250 euros.
Ao entregar a declaração trimestral, é ainda possível aos trabalhadores independentes ajustarem a contribuição mensal ao fixarem um rendimento relevante superior ou inferior ao apurado em até 25%, opção que é efetuada em intervalos de 5% (5%, 10%, 15%, 20% ou 25%).
Determinação do valor de contribuições a pagar
Partindo do rendimento relevante apurado em cada trimestre, o passo seguinte é o cálculo da base de incidência contributiva, que corresponde a 1/3 (um terço, equivalente à parte de um mês) desse valor.
Usando o mesmo exemplo, para o rendimento relevante de 5250 euros, a base de incidência contributiva será 1750 euros (5250 / 3).
À base de incidência é, então, aplicada a taxa contributiva de 21,4%, o que, aplicado ao exemplo, dá uma contribuição mensal no trimestre respetivo de 374,50 euros.
Há, contudo, limites mínimos e máximos para os valores das contribuições: mínimo de 20 euros a pagar quando não são declarados rendimentos no trimestre ou quando o valor obtido pelos cálculos acima é inferior; máximo de 12 vezes o valor do IAS (em 2022, 5318,40 euros) para a base de incidência sobre a qual é aplicada a taxa contributiva.
As contribuições mensais são pagas entre os dias 10 e 20 de cada mês.
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