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Contabilidade e Fiscalidade

Contabilidade Organizada – Vantagens e desvantagens

A contabilidade é um processo intrínseco em qualquer atividade, seja ela desenvolvida por uma empresa ou por um indivíduo. A escolha a fazer, desde a abertura da atividade, é se este procedimento será efetuado de forma mais ou menos organizada, recorrendo a profissionais certificados ou não.

Por norma, a forma organizada será sempre a mais eficiente, principalmente à medida que os negócios crescem. Neste artigo, explicamos o que é a Contabilidade Organizada e quais são as vantagens e desvantagens de optar pela tributação neste regime.

O que é a Contabilidade Organizada?

A Contabilidade Organizada é uma opção de tributação de rendimentos a que os negócios podem estar sujeitos, seja por obrigação legal, no caso das sociedades, seja por opção ou ultrapassagem de limites de faturação impostos, no caso de trabalhadores independentes ou profissionais liberais.

Quem é obrigado a ter Contabilidade Organizada?

O regime de Contabilidade Organizada pode ser adotado por qualquer tipo de negócio – em certos casos, por opção –, mas é obrigatório para:

  • Todas as empresas que sejam constituídas como sociedades, desde o momento em que é aberta a atividade, sejam elas em nome individual, unipessoais, por quotas ou anónimas;
  • Todos os trabalhadores independentes ou profissionais liberais, quando o montante anual ilíquido de rendimentos ultrapasse, em dois períodos de tributação consecutivos, 200 mil euros ou quando, num só exercício, esse valor seja excedido em mais de 25%.

Uma vez que não ultrapassem o valor referido, estes últimos podem optar pela Contabilidade Organizada; caso não expressem essa vontade, é-lhes atribuído automaticamente pela Autoridade Tributária (AT) o Regime Simplificado de tributação aquando da abertura de atividade.

Como se pode optar pela Contabilidade Organizada?

Como referimos, ter Contabilidade Organizada não é obrigatório para todos os sujeitos passivos, mas tal não significa que não possam optar por este regime, o que pode acontecer:

  • No momento de abertura de atividade, independentemente do volume de faturação previsto;
  • Em qualquer dos períodos de tributação seguintes, desde que o comuniquem à AT até 31 de março do ano correspondente.

Vantagens da Contabilidade Organizada

A principal característica do regime de Contabilidade Organizada, e também uma grande vantagem, é a forma rigorosa com que permite apurar os resultados dos negócios, razão pela qual não só é necessária, como obrigatória para negócios de maior dimensão.

Neste regime, é possível deduzir todas as despesas e encargos afetos à atividade, vantagem que se torna ainda mais proeminente, principalmente, quando se tem em conta os limites impostos pela aplicação de coeficientes fixos ou afetações parciais de 25% inerentes ao regime simplificado.

Além disso, com a ajuda do Contabilista Certificado, é possível fazer uma gestão aprimorada das despesas em relação à receita, obtendo mais controlo sobre o lucro do exercício e, portanto, sobre os impostos a pagar.

Por outro lado, a contratação de um contabilista certificado significa que o empresário correrá menos riscos no que toca ao cumprimento da legislação e pagará os impostos corretos nos prazos devidos, tendo também uma ferramenta preciosa no acompanhamento das contas e no aconselhamento na gestão correta do seu negócio.

Desvantagens da Contabilidade Organizada

Apesar das várias vantagens inerentes à Contabilidade Organizada, há algumas desvantagens a considerar, principalmente, tendo em conta alguns negócios de menor dimensão.

Uma desvantagem é a obrigatoriedade de ter um custo adicional com a contratação de um Contabilista Certificado que garanta a correção e legalidade das contas da entidade e entregue as declarações fiscais. Dito isso, é importante notar que, para a maior parte dos negócios, esse custo torna-se irrisório quando comparado com todo o trabalho necessário à atividade e os custos desnecessários que pode evitar.

Outra desvantagem é o maior volume de trabalho que traz anexo, com a necessidade de comprovar as despesas e mais obrigações, como a elaboração e entrega dos dossiers fiscais, com todos os mapas demonstrativos do respetivo cumprimento, incluindo os de depreciações e amortizações, de mais e menos-valias ou de apuramento do lucro tributável e até a entrega da IES, por exemplo, que implicam também constante envio de documentação ao contabilista.

Despesas dedutíveis 

Num regime de Contabilidade Organizada, são dedutíveis à receita virtualmente todas as despesas identificadas que sejam afetas à atividade desenvolvida, entre as quais:

  • com o Contabilista Certificado;
  • com o local de trabalho, como as rendas, a amortização de empréstimos e as manutenções e restauro;
  • com a eletricidade, a água, as comunicações e afins;
  • relacionadas com o uso de uma viatura própria, como o combustível e as deslocações, no âmbito da atividade comercial;
  • com as estadias realizadas a título de trabalho;
  • com depreciações de materiais diretamente e indiretamente relacionados com a atividade, incluindo material informático;
  • caso existam, com multas pela prática de infrações.

O fundamento é que, se a despesa for comprovada e for proveniente da prossecução da atividade desenvolvida, poderá ser deduzida à receita para obtenção do resultado líquido e do lucro tributável.

Contabilidade Organizada ou Regime Simplificado: como escolher?

Nos casos em que os sujeitos passivos podem escolher em que regime fiscal se pretendem inserir, há alguns aspetos nos quais devem ponderar antes de decidir ou não declarar a opção pela contabilidade organizada.

Rendimento anual

Quanto maior for a receita anual do negócio, maior é a probabilidade de compensar optar pelo regime de Contabilidade Organizada, pois, por norma, quanto maior o volume, mais complexa se torna a atividade, mais responsabilidades acarreta e mais caros ficam os erros.

É importante ter em conta que, mesmo na abertura de atividade, se a previsão do rendimento anual for superior ao limite imposto legalmente, o sujeito passivo deixa de ser abrangido pelo regime simplificado.

Despesas relacionadas com a atividade

Uma atividade com uma quantidade grande de despesas pode também determinar a vantagem em optar pela Contabilidade Organizada, uma vez que, como referido, podem ser incluídas praticamente todas, sem limitações.

Além disso, sempre que o montante total de despesas afetas à atividade seja superior ao resultante da aplicação dos coeficientes fixos impostos pelo Regime Simplificado, não será vantajosa a opção por este regime de tributação. Por exemplo, nas atividades em que o coeficiente afeta 25% do rendimento a despesas, se o montante real das despesas for superior a esse valor, fará mais sentido optar pela contabilidade organizada.

Complexidade da atividade

Regra geral, quando maior e mais complexo for o negócio, mais se adequa um regime de Contabilidade Organizada, como atividades com bastantes especificidades a nível legal e fiscal ou atividades com muitos movimentos a nível das despesas e dos ativos. Nestes casos, mais vale prevenir e não perder de vista todos os movimentos.

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