Quando abre a sua atividade, um trabalhador independente ou um profissional liberal pode optar por duas formas de tratar a sua contabilidade: organizada ou não organizada.
O Regime Simplificado de tributação, ou contabilidade não organizada, existe essencialmente para facilitar os processos e amenizar as despesas dos negócios de menor dimensão. Neste artigo, explicamos melhor do que trata este regime.
O que é o Regime Simplificado de tributação ou a contabilidade não organizada?
Como este título já terá dado a entender, o Regime Simplificado de tributação corresponde a uma forma de contabilidade não organizada.
O Regime Simplificado de tributação é, tal como o nome indica, a forma mais simples e básica de tributação de rendimentos, sendo, inclusive, a que é atribuída automaticamente pela Autoridade Tributária (AT) quando um contribuinte abre atividade, caso nada diga em contrário.
É um regime aplicável a sujeitos passivos da categoria B de rendimentos – daí que também seja conhecido como Regime Simplificado de IRS –, sejam eles trabalhadores independentes ou profissionais liberais, sendo mais adequado para atividades de pequena dimensão.
Podem, assim, ser incluídos neste regime de tributação profissionais que exerçam atividades comerciais, industriais, agrícolas, silvícolas ou pecuárias, podendo incluir, por exemplo, jornalistas, tradutores, redatores, cabeleireiros, advogados, engenheiros, arquitetos, médicos, economistas, entre outros.
Requisitos de enquadramento no Regime Simplificado
Como referido, pela sua natureza, o Regime Simplificado é adequado apenas a pequenos negócios, deixando de ser possível a sua manutenção a partir do momento em que estes atingem determinada dimensão.
Podem manter-se com a contabilidade não organizada os sujeitos passivos que cumpram os seguintes requisitos:
- sejam residentes em Portugal;
- tenham um montante anual ilíquido de rendimentos, no período anterior, inferior a 200 mil euros, sendo que, no ano de início de atividade, o enquadramento é feito de acordo com o montante estimado para os rendimentos.
No respeitante ao segundo requisito acima, a aplicação do Regime Simplificado deixa de ser possível, a partir do período de tributação seguinte ao acontecimento, quando esse montante é ultrapassado em dois períodos de tributação consecutivos ou quando, num único exercício, é excedido em mais de 25%.
Será importante referir que, apesar de o Regime Simplificado ser o atribuído por defeito pela AT, o sujeito passivo pode, independentemente dos critérios acima, optar por um regime de contabilidade organizada desde o momento de abertura de atividade, ou, alternativamente, em anos posteriores, desde que o comunique à AT até 31 de março do ano em que o pretenda fazer.
Como funciona a tributação no Regime Simplificado
A tributação no Regime Simplificado, de forma resumida, caracteriza-se pela aplicação de coeficientes aos rendimentos, que variam conforme a atividade exercida pelo contribuinte, assumindo-se à partida que uma parte dos ganhos é isenta de imposto por corresponder a despesas inerentes à atividade.
De forma mais específica, o rendimento tributável é obtido mediante a aplicação dos coeficientes explicitados no artigo 31.º do Código do IRS, nomeadamente:
- 0,15 às vendas de mercadorias e produtos;
- 0,15 às prestações de serviços relativas a atividades de restauração e bebidas e de atividades hoteleiras e similares;
- 0,75 aos rendimentos das atividades profissionais especificamente previstas na tabela a que se refere o artigo 151.º do Código do IRS;
- 0,35 aos rendimentos das restantes prestações de serviços;
- 0,95 aos rendimentos de cessão ou utilização temporária de propriedade intelectual ou industrial;
- 0,95 aos rendimentos de capitais de atividades geradoras de rendimentos empresariais e profissionais;
- 0,95 aos rendimentos prediais;
- 0,95 às mais-valias e restantes incrementos patrimoniais;
- 0,30 aos subsídios ou subvenções não destinados à exploração;
- 0,10 aos subsídios destinados à exploração;
- 0,10 aos restantes rendimentos da categoria B;
- 0,50 aos rendimentos de estabelecimentos de alojamento local na modalidade de moradia ou apartamento, localizados em área de contenção.
No que respeita aos rendimentos abrangidos pelos coeficientes de 0,75 e 0,35, quando ultrapassam 27.360 euros no ano em questão, os respetivos sujeitos passivos têm de justificar, da parte que fica excluída de tributação em virtude da aplicação do coeficiente, o valor de 15% do rendimento bruto através de despesas.
Despesas aceites para efeitos de dedução
Para justificação da parcela de 15% referida acima, as despesas a apresentar devem estar comunicadas à AT, incluir o NIF do sujeito passivo e ser classificadas como afetas à atividade pelo mesmo através o e-fatura. Nos casos em que são classificadas como parcialmente afetas à atividade, a AT considera automaticamente 25% do seu valor.
Podem ser apresentadas para dedução, desde que relacionadas com a atividade, despesas como:
- o valor de 4.104 euros ou, quando superior, as contribuições obrigatórias para regimes de proteção social;
- remunerações e encargos com trabalhadores;
- rendas de imóveis afetos à atividade;
- 1,5 % do valor patrimonial tributário (VPT) dos imóveis afetos à atividade empresarial;
- 4% do VPT dos imóveis afetos a atividades hoteleiras ou de alojamento local de que o sujeito passivo seja o proprietário, usufrutuário ou superficiário;
- materiais de consumo corrente, eletricidade, água, transportes, comunicações, contencioso, seguros, rendas de locação financeira, quotizações para ordens e afins, deslocações, viagens e estadas do sujeito passivo e dos seus empregados;
- importações ou aquisições intracomunitárias de bens e serviços.
Rendimentos que não beneficiam da redução do rendimento tributável
Não beneficiam de qualquer redução ao rendimento coletável os rendimentos provenientes de prestações de serviços efetuadas a sociedades:
- abrangidas pelo regime de transparência fiscal;
- nas quais o sujeito passivo detenha pelo menos 5% das partes de capital ou direitos de voto;
- nas quais o sujeito passivo, o cônjuge ou unido de facto e os seus ascendentes e descendentes detenham em conjunto pelo menos 25 % das partes de capital ou direitos de voto.
Vantagens do Regime Simplificado
A principal vantagem do regime simplificado é ser mais simples por ter menos obrigações fiscais associadas.
Outra vantagem é haver, por força da aplicação dos coeficientes acima referidos, para praticamente todos os tipos de rendimento, uma parcela a título de despesas a deduzir ao rendimento coletável, sem ser necessário apresentar provas das mesmas, o que, além de reduzir o valor a pagar de imposto, poupa algum trabalho ao sujeito passivo.
Além disso, pode trazer menos uma despesa por não ser obrigatório contratar um contabilista certificado, embora se deva salientar que este não deixa de ser, em qualquer caso, um elemento essencial para auxiliar na boa gestão do negócio; inclusive, com o atual papel crescente dos escritórios de contabilidade digitais na simplificação da gestão e da comunicação entre o empresário e o seu contabilista, o proveito poderá ultrapassar largamente o custo.
Regime Simplificado vs. Contabilidade Organizada
O regime de contabilidade organizada é obrigatório a todo o tipo de sociedades comerciais, bem como a todos os sujeitos passivos da categoria B que ultrapassem os limites de rendimentos para serem enquadrados no regime simplificado.
Dito isso, como referimos acima, o contribuinte pode sempre escolher optar por um regime de contabilidade organizada, que será, por norma, mais eficiente e controlado do que o regime simplificado, mas a verdade é que é comummente aceite que o regime simplificado é o melhor para as atividades de menor dimensão.
Ao invés do que acontece no regime simplificado em que há um limite nas despesas que se podem deduzir à matéria coletável, no caso da contabilidade organizada, quase todas as despesas podem ser deduzidas na sua totalidade; o revés é que implica mais algum trabalho e a despesa obrigatória com um contabilista certificado.
A escolha, quando é possível, do regime mais adequado para cada negócio depende em larga escala da sua dimensão e dos rendimentos obtidos – quanto maior a receita, provavelmente, mais compensará ter um contabilista certificado para a controlar.
Também a complexidade da atividade e dos meios para a levar a cabo poderão determinar a vantagem de continuar num regime simplificado de tributação.
Quando é, então, mais útil a manutenção do Regime Simplificado?
O facto de uma parte fixa dos rendimentos ser considerada automaticamente a título de despesas pode ditar a vantagem de manter um Regime Simplificado, desde que não sejam ultrapassados os limites de rendimentos impostos.
Isto significa a sua utilidade, principalmente, para os pequenos negócios em que o somatório das despesas reais passíveis de serem imputadas à atividade é inferior ao valor assumido pela AT por força da aplicação do coeficiente, na medida em que o rendimento tributável é inferior e, portanto, o imposto também.
Quando o projeto cresce, o ROSE Accounting Services é a solução ideal para a contabilidade
O Regime Simplificado, tal como terá ficado claro, não é aplicável a todos os tipos de projeto; para pessoas coletivas ou quando o montante anual ilíquido de rendimentos ultrapassa o limite estabelecido, torna-se necessário recorrer à contabilidade organizada.
Felizmente, mesmo face às vantagens que o Regime Simplificado apresenta, é possível tirar também grandes benefícios da contabilidade organizada através do ROSE Accounting Services, uma plataforma que permite não só colaborar diretamente com o contabilista ou escritório de contabilidade, como também obter previsões, automatizar processos e consultar os seus dados em qualquer lugar, graças à cloud.
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