O relatório e contas não é uma obrigação para todas as empresas, apesar de todas terem de prestar contas aos seus acionistas e outras partes interessadas. Para quem tem de o fazer, mais do que obrigatório, este documento é um mecanismo de comunicação empresarial e o espelho do atual estado da empresa que deve, por isso, ser tratado com todo o brio.
O que é o relatório e contas
O relatório e contas é um documento a ser preparado pelas empresas com vista a informar os vários públicos interessados sobre a sua situação institucional e financeira relativa ao ano anterior. Esses públicos interessados incluem primeiramente os seus acionistas, além dos investidores, dos próprios funcionários, da opinião pública, entre outros.
Além de ser um documento que compila toda a atividade e estratégia da empresa ao longo do período económico anterior, o relatório e contas é usado para dar uma explicação dos resultados e das iniciativas que foram tomadas para os atingir, tendo em conta o contexto em que a atividade se insere, bem como perspetivas futuras dessas iniciativas.
Uma das utilidades do relatório e contas é a de cativar os seus leitores, dando uma boa imagem da empresa e tornando-a interessante aos olhos de investidores, por isso, a visão e as iniciativas nos campos da responsabilidade social e da consciência ambiental são pontos de cada vez maior destaque nos relatórios e contas.
O relatório e contas é efetuado com base na contabilidade da empresa, tendo em conta não só o histórico, como também as atividades de fecho de contas e respetivas demonstrações financeiras.
Estrutura do relatório e contas
O relatório e contas não tem um aspeto nem uma estrutura legal definida, sendo, de qualquer modo, importante ter um aspeto cuidado e uma estrutura coesa e percetível.
Ainda assim, há uma linha seguida pela generalidade das empresas e documentos que têm de fazer parte dele. Na generalidade, o relatório e contas é dividido em duas grandes áreas:
- uma área destinada ao detalhe da atividade da empresa, do seu desempenho e do contexto em que se inseriu;
- uma área destinada à apresentação das contas da empresa, sob a forma de mapas contabilísticos.
Relativamente à estrutura, o relatório e contas, com mais ou menos alterações consoante as empresas, costuma incidir sobre os seguintes pontos:
- a capa, consistente com a imagem da empresa, de onde constem o seu nome e o ano a que corresponde o relatório;
- o enquadramento da empresa, que pode incluir as declarações de missão, visão e valores, notas sobre ética, responsabilidade social, principais acontecimentos, análise e tendências, entre outras informações que considerem relevantes;
- o relatório de gestão, incluindo a análise das áreas de atuação da empresa e da sua prestação económica e financeira no período, explicando os desvios, e perspetivas futuras;
- as demonstrações financeiras, que servem de base a toda a secção anterior e, portanto, comprovam o lá explicitado;
- as informações finais e de apoio às secções anteriores, que podem incluir textos, gráficos, tabelas e imagens, podendo também conter informação sobre os cargos existentes e as subsidiárias.
Consulte, a título de exemplo, o Relatório e Contas de 2021 da OCC (Ordem dos Contabilistas Certificados).
Demonstrações financeiras integrantes do relatório e contas
Como referido, as demonstrações financeiras são uma parte essencial do relatório e contas, uma vez que servem de base e comprovação às informações nele especificadas, além de serem uma imagem objetiva dos números. No mínimo, as demonstrações financeiras a incluir no relatório e contas devem ser o Balanço, a Demonstração de Resultados, a Demonstração de Fluxos de Caixa e o Anexo às demonstrações financeiras.
O Balanço
O Balanço é o documento que representa o património de uma determinada empresa no final de determinado período de tempo, incluindo não só os seus bens e direitos (ativos), como também as suas obrigações (passivo).
Os ativos da empresa incluem o ativo corrente, representado por todos os bens que podem ser consumidos ou convertidos em dinheiro durante o período económico, ou seja, contas bancárias, caixa, inventários, contas a receber de clientes ou do Estado, entre outros, e o ativo não corrente, representado pelos ativos fixos, propriedades de investimento, goodwill e afins.
Do lado dos passivos, entram os passivos correntes, correspondentes a obrigações que devem ser cumpridas no curto prazo (até 12 meses), como empréstimos a curto prazo ou dívidas a fornecedores, e os passivos não correntes, como empréstimos a longo prazo.
O Balanço inclui ainda a rubrica de capital próprio, consistindo de capital social, reservas e resultados transitados entre outros, cujo total corresponde à diferença entre o ativo e o passivo.
A Demonstração de Resultados
Consistindo num mapa de onde constam todos os gastos (com mercadorias, pessoal, serviços, rendas, trabalhos especializados, entre outros) e rendimentos (vendas, juros ou subsídios) de uma empresa, a Demonstração de Resultados é o espelho do seu lucro ou do seu prejuízo para o período em questão.
Esta demonstração financeira permite ainda diferenciar os resultados diretos da atividade da empresa (resultados operacionais, ou o EBITDA), que permitem ter uma noção da rentabilidade da exploração, os resultados antes de juros e impostos (ou seja, sem considerar o impacto dos custos de financiamento e dos impostos, mas considerando o dos investimentos) e, por fim, o resultado líquido.
A Demonstração de Fluxos de Caixa
A Demonstração de Fluxos de Caixa, como o nome indica, é um mapa que discrimina os movimentos de saída e entrada de capital da empresa (sejam movimentos de caixa ou de contas bancárias).
Para este mapa poder ser analisado, os fluxos de caixa têm de ser divididos em três rubricas: das atividades operacionais, referentes a recebimentos de clientes e pagamentos a fornecedores e funcionários, das atividades de investimento, referentes a pagamentos e recebimentos relativos a ativos e investimentos, e das atividades de financiamento, referentes a pagamentos e recebimentos de financiamentos, juros e outros.
O Anexo
O Anexo às demonstrações financeiras destina-se a complementar e explicar os dados constantes das mesmas, bem como explicitar os métodos e normas contabilísticas utilizados.
Quem tem obrigação de publicar o relatório e contas
No âmbito das empresas, todas as que têm capital aberto têm de disponibilizar publicamente os seus relatórios e contas. As restantes não têm essa obrigação, mas o dever de prestação de contas aos seus stakeholders não deixa de ser uma realidade.
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