Contabilidade e Fiscalidade

Fatura eletrónica: o guia definitivo sobre as e-faturas para contabilistas

A faturação eletrónica é, cada vez mais, um tópico recorrente para as empresas, para além de ser uma obrigatoriedade para o setor público e empresas que têm contratos com entidades públicas. Como tal, no que toca aos contabilistas, é inevitável que surjam questões sobre as faturas eletrónicas.

Para responder a essas questões e garantir que o seu escritório de contabilidade tem as respostas para dar aos seus clientes, preparamos o seguinte guia sobre as faturas eletrónicas e a sua respetiva adoção.

O que é uma fatura eletrónica?

Uma fatura eletrónica (ou “e-fatura”) é nem mais, nem menos do que um documento fiscal emitido e enviado de forma eletrónica, como substituição às tradicionais faturas em papel. A faturação eletrónica, por sua vez, é todo o processo de emissão, envio e recebimento destas faturas eletrónicas e vai muito para além de uma simples digitalização das faturas em papel.

As faturas eletrónicas são obrigatórias?

À data deste artigo, a faturação eletrónica ainda é só obrigatória para contratos públicos, ou seja, para entidades do setor público e empresas fornecedoras das mesmas. No entanto, a faturação eletrónica apresenta uma série de vantagens que significam que, embora não seja exigida a sua adoção, a mesma tem muitos benefícios para os seus clientes ou até para o seu escritório de contabilidade.

Quais são os prazos da faturação eletrónica obrigatória?

Para empresas públicas e fornecedoras do setor público, a faturação eletrónica passou a ser obrigatória com o Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, com a regra para os contratos públicos a entrar em vigor primeiro para as grandes empresas a 1 de janeiro de 2021, depois para as pequenas e médias empresas e para as microempresas e entidades públicas a 1 de janeiro de 2023.

Para as restantes circunstâncias, a faturação eletrónica não é obrigatória, mas, para quem optar por adotar as faturas eletrónicas, existem certas considerações a ter em conta, particularmente no que toca às faturas em PDF.

Pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, as faturas enviadas em formato PDF passam a ter certas exigências adicionais para serem aceites fiscalmente, nomeadamente, a necessidade de garantia da autenticidade da origem e integridade dos documentos. O prazo para essa garantia passar a ser obrigatória tem vindo a mudar constantemente, derivado do impacto da pandemia da COVID-19, com a data mais recente a ser a partir de 1 de janeiro de 2023.

Quais são as vantagens da faturação eletrónica?

A faturação eletrónica apresenta uma série de vantagens para empresas e contabilistas. Mais concretamente:

  • Redução dos custos, graças em grande parte à desmaterialização, que implica menos consumo de papel, mas também pela redução de desperdícios e desburocratização;
  • Maior eficiência dos processos de faturação, sendo mais imediatos e, subsequentemente, levando a pagamentos mais rápidos;
  • Maior automatização de processos, o que também leva a menor incidência de erro humano;
  • Poupança de tempo na faturação pela já referida automatização e redução das exigências burocráticas;
  • Menor risco de fraude ou evasão fiscal, pois os documentos são emitidos com certas garantias de autenticidade;
  • Maior facilidade de acesso à informação histórica graças ao armazenamento digital dos dados;
  • Integração com sistemas de gestão (ERP) para centralizar toda a informação de gestão da empresa num só local;
  • Diminuição da pegada ambiental da empresa graças à redução do uso de papel e consumo de energia.

Quais são os requisitos da faturação eletrónica?

Como referido previamente, a garantia de autenticidade é uma das principais exigências (e vantagens) das faturas eletrónicas, pelo que surgem aqui certos requisitos para que essas faturas sejam aceites fiscalmente. Existem três possíveis procedimentos para cumprir esses requisitos:

  • Aposição de uma assinatura digital qualificada;
  • Aposição de um selo eletrónico qualificado;
  • Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI).

A assinatura digital qualificada e o selo eletrónico qualificado são ambos formas de verificar a autoria e autenticidade das faturas eletrónicas: a primeira identifica o indivíduo que “assina” a fatura e o segundo a entidade responsável pela mesma.

Já o EDI, sigla de “Electronic Data Interchange”, é um sistema de transmissão de dados que assenta numa estandardização dos dados enviados entre empresas através de um modelo semântico XML (CIUS-PT), de forma a garantir compatibilidade entre diversos sistemas distintos de faturação eletrónica.

Como é que se pode aderir à faturação eletrónica?

A adoção da faturação eletrónica requer um software para o efeito, integrado nos processos fiscais e de gestão existentes e que tenha ligação a uma entidade qualificada para fornecer os certificados digitais que são necessários para a assinatura digital qualificada.

A nível das opções existentes no mercado para as faturas eletrónicas, a sua melhor opção será sempre o ROSE Accounting Services, uma plataforma que integra uma solução de faturação eletrónica e EDI para responder às necessidades específicas do seu escritório e dos seus clientes, mas que traz ainda mais vantagens através da digitalização do negócio.

Para além da faturação eletrónica, o ROSE AS permite também que colabore diretamente com os seus clientes através do processo inovador da contabilidade colaborativa, que, tal como o nome indica, possibilita que tanto contabilista como empresário trabalhem em conjunto numa só plataforma, até mesmo em tempo real, e que é acessível em qualquer lugar e dispositivo graças à cloud.

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