A faturação eletrónica nas empresas já vem sendo uma realidade há vários anos, nem que seja de forma mais informal, traduzindo-se esta, muitas vezes, no envio de faturas e documentos por via digital em formatos como o PDF.
Com a atualização da legislação no que respeita aos contratos públicos e a obrigação da faturação eletrónica para empresas abrangidas por esses contratos, a faturação eletrónica, quer para o setor público, quer entre os privados, ganhou regras de forma e conteúdo que é preciso cumprir para serem aceites fiscalmente.
Contexto da faturação eletrónica em Portugal
Os esforços de modernização e digitalização dentro da Administração Pública e entre esta e o setor privado têm sido consecutivos há vários anos, mas, apesar de ser já usual na economia o envio de documentos em formato eletrónico, a faturação eletrónica não tinha ainda sido formalizada.
Esta formalização ocorreu com a entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto, alterado pelo Decreto-Lei nº 123/2018, de 28 de dezembro, que transpôs a Diretiva 2014/55/UE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à obrigatoriedade de faturação eletrónica nos contratos públicos, promovendo a uniformização, a transparência, agilizando processos e reduzindo o uso de papel, numa diretriz à escala europeia.
Através do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, foi também legislada a faturação eletrónica em todos os setores, criando condições para a existência de “faturas sem papel”, uma medida já no seguimento do programa SIMPLEX+, com a criação de regras que tornam fidedignos os documentos não só a nível nacional como europeu.
Obrigatoriedade de faturação eletrónica para empresas fornecedoras do setor público
Na prática, a aplicação da nova legislação traduz-se na obrigatoriedade de adoção da faturação eletrónica para empresas abrangidas por contratos públicos, para as autoridades e para todas as entidades públicas, significando que todas estas entidades ficaram obrigadas não só a emitir, como também a receber as suas faturas (e documentos fiscalmente relevantes) em formato digital.
Segundo o referido Decreto-Lei, a faturação eletrónica vem para agilizar e desmaterializar o relacionamento entre as entidades públicas em si e entre estas e os agentes económicos privados, reduzindo os prazos de pagamento, os custos de operação e de transação e garantindo maior fiabilidade e transparência em todas as atividades do processo, automatizando processos e reduzindo tarefas humanas que não acrescentam valor.
Para tal, a faturação eletrónica tem de ser mais do que simplesmente exportar as faturas num formato PDF, tendo de cumprir regras normalizadas de estrutura e conteúdo, definidas por uma norma europeia, de forma a poderem ser transmitidas do vendedor para o comprador e importadas automaticamente para o sistema do segundo.
Devido ao impacto da pandemia da COVID-19, o prazo de implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos, anteriormente previsto para até ao fim de 2020, foi alargado por meio do Decreto-Lei n.º 14-A/2020, devendo as empresas estarem preparadas para a sua adoção:
- até 31 de dezembro de 2020, no caso das grandes empresas;
- até 30 de junho de 2021, no caso das pequenas e médias empresas;
- até 31 de dezembro de 2021, no caso das Microempresas e entidades públicas.
Não obstante, o Despacho n.º 351/2021-XXII prevê ajustes para o calendário fiscal de 2021/2022, definindo que as faturas em PDF podem ser consideradas faturas eletrónicas até 30 de junho de 2022.
Requisitos de adoção da faturação eletrónica pelas empresas
Segundo a Diretiva 2014/55/EU, no âmbito da faturação para o setor público, uma fatura eletrónica é “uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico”.
Em termos práticos, a fatura eletrónica tem de seguir um normativo para que tenha a mesma validade legal que uma fatura em formato papel, mas sem nunca necessitar de ser impressa, sendo enviada pelo emitente e recebida pelo contratante no formato digital.
Neste contexto, o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, introduziu condições para a existência de faturas eletrónicas também entre empresas privadas – sendo que, neste caso, são incluídas tanto faturas em formatos estruturados como o XML, como faturas em PDF –, dispensando a sua impressão e possibilitando o seu envio e arquivo em formato digital.
Independentemente do formato, para garantir a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, como sejam documentos de transporte, recibos e outros que sejam suscetíveis de apresentação ao cliente, além de ser obrigatória a utilização de um programa de faturação certificado, deve ser adotado um dos seguintes procedimentos:
- aposição de uma assinatura eletrónica qualificada;
- aposição de um selo eletrónico qualificado;
- utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados, desde que as entidades outorguem um “Acordo tipo EDI europeu”.
De referir que o facto de serem enviadas em formato eletrónico não significa que as faturas e restantes documentos fiscalmente relevantes não tenham de conter todas as menções impostas pelo Código do IVA para serem legais.
Assinatura eletrónica qualificada
A assinatura eletrónica qualificada, ou assinatura digital qualificada, é uma assinatura virtual gerada por um certificado digital que permite identificar inequivocamente o emitente de determinado documento.
A assinatura eletrónica qualificada serve para garantir a legitimidade e autenticidade do fornecedor, podendo identificar a empresa ou a pessoa responsável, ao mesmo tempo que garante a integridade e fiabilidade dos dados nele contidos para efeitos de não duplicação ou alteração e deve ser aposta a todos os documentos que sejam enviados por via eletrónica (email ou outro meio).
Selo eletrónico qualificado
O selo eletrónico qualificado cumpre o mesmo propósito que a assinatura eletrónica qualificada, mas só permite identificar inequivocamente a empresa emissora do documento – ao contrário da segunda, que identifica a pessoa responsável pela empresa.
Os termos de aposição do selo eletrónico qualificado são estipulados no Regulamento (UE) n.º 910/2014, do Parlamento Europeu e do Conselho.
Acordo tipo EDI Europeu
O acordo tipo EDI (Electronic Data Interchange, ou Transferência Eletrónica de Dados, em português), aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, constitui um sistema de transmissão eletrónica de dados que, seguindo uma norma e uma estrutura, permite transferir e importar documentos entre sujeitos passivos de forma digital.
Usando uma EDI, os dados são estruturados (por exemplo, em XML) segundo uma norma e de acordo com a legislação fiscal de cada país e preparados num formato legível de computador para computador, para que possam ser processados automaticamente, quase sem intervenção humana.
No caso das transações entre e para com o setor público, a transmissão via EDI é a única opção aceite, podendo ser aplicada uma norma específica de transmissão de documentos, o CIUS-PT, de acordo com a Portaria n.º 289/2019, garantida pela eSPap (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I.P.), mas sendo também admitido o formato estruturado XML.
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