A partir do momento em que inicia a sua vida profissional, em princípio, toda a gente já viu um recibo de vencimento. Se para os trabalhadores, este representa mais um documento informativo dos seus valores e direitos remuneratórios, para os empregadores e os seus contabilistas, representa uma responsabilidade, com regras e forma para serem cumpridas.
O que é o recibo de vencimento
O recibo de vencimento é um documento de caráter obrigatório previsto no artigo 276.º, n.º 3, do Código do Trabalho, que deve ser emitido todos os meses nos quais haja uma relação laboral entre o empregador e o trabalhador, do qual constam todos os valores que o trabalhador tem a receber pelo trabalho que prestou nesse mês, bem como os valores a reter para o pagamento de impostos.
Este documento não só deve ser emitido mensalmente, como deve, conforme previsto no artigo acima, ser entregue ao respetivo trabalhador até à data de pagamento da retribuição, ou seja, idealmente, o trabalhador saberá quanto tem a receber no momento em que lhe é pago o ordenado.
Utilidade do recibo de vencimento
De um modo prático, o recibo de vencimento é um recibo do serviço prestado pelo trabalhador, só que emitido pela entidade empregadora. Este documento serve não só para informar o trabalhador e lhe permitir verificar qual é o seu ordenado e que impostos está a pagar, como também para comprovar a existência de um vínculo laboral entre as partes.
Além disso, em situações como o término do vínculo laboral, em que, por norma, há sempre valores e direitos específicos a apurar, o trabalhador tem direito a verificar a correção dos valores ou a pedir aconselhamento especializado para tal, o que fará através do seu recibo de vencimento.
A acrescer, do ponto de vista do trabalhador, tem outras utilidades para necessidades do seu quotidiano, das quais são exemplo a abertura de uma conta bancária, o pedido de um empréstimo e, por vezes, a aprovação de um contrato de arrendamento, casos em que as entidades solicitam comprovativo de emprego e de vencimento bruto/líquido.
Elementos obrigatórios de um recibo de vencimento
Uma vez que se trata de um documento obrigatório e dada a sua importância, o Código do Trabalho estipula algumas regras para o conteúdo dos recibos de vencimento no n.º 3 do seu artigo 276.º. Devem ser incluídos nos recibos de vencimento os seguintes elementos:
- a identificação do empregador, incluindo a denominação comercial, o número de identificação fiscal (NIF/NIPC), o número de identificação de segurança social (NISS) e a morada;
- a identificação do trabalhador, incluindo o nome completo, a identificação de segurança social (NISS) e o número de identificação fiscal (NIF);
- a categoria profissional do trabalhador;
- a retribuição base e as restantes prestações, incluindo o subsídio de alimentação, os subsídios de férias e de Natal (em duodécimos ou nos meses correspondentes), as horas extraordinárias, as diuturnidades e afins;
- o período a que respeitam os valores a pagar apurados;
- os descontos ou deduções, quer para faltas e férias, quer para impostos;
- o montante líquido a ser pago ao trabalhador (valor após todas as deduções);
- a identificação da apólice de seguro de acidentes de trabalho obrigatório afeto ao trabalhador (embora não venha referenciada na lei referida, deve estar presente).
De referir que no recibo de vencimento devem aparecer apenas os valores que dizem respeito ao trabalhador como é o caso dos 11% (do total de 34,75% que a empresa tem de entregar mensalmente) a reter para contribuições para a segurança social e a percentagem para retenções na fonte de IRS.
Informações importantes para a emissão de um recibo de vencimento
Há vários aspetos que influenciam os valores a constar no recibo de vencimento a nível quer do próprio vencimento, quer dos impostos, quer dos direitos de subsídios e de indemnizações (ou falta delas) aquando das rescisões:
- o tipo de contrato de trabalho celebrado em termos não só de prazo, como de tempo (parcial ou completo), para permitir aferir o vencimento e os direitos respetivos;
- o estado civil e número de elementos do agregado familiar do trabalhador para calcular a percentagem de retenção na fonte;
- o horário de trabalho e as horas de trabalho registadas, seja para calcular o pagamento a trabalhadores com isenção de horário, que recebem remuneração própria, seja para calcular a remuneração de horas extraordinárias;
- as faltas por doença, as baixas e as licenças (ou, por outro lado, os dias trabalhados) para calcular os descontos a nível de vencimento e subsídio de alimentação;
- os bónus, comissões e compensações (por exemplo, ajudas de custo) combinados entre o empregador e o trabalhador para calcular o vencimento e os impostos associados.
Emissão de um recibo de vencimento
No caso da emissão dos recibos de vencimento, não há uma obrigatoriedade prevista de os mesmos serem emitidos por via digital, embora tenham sempre de cumprir a legislação, pelo que é aconselhado o uso de um software certificado que garanta que todas as regras são observadas.
Do mesmo modo, não há uma obrigatoriedade de os recibos serem impressos em papel e entregues em mão, podendo sê-lo a partir de software adequado e enviados por via digital (dentro do software ou via e-mail) aos trabalhadores. Têm é de ser, obrigatoriamente, entregues aos trabalhadores até ao pagamento do vencimento.
Quando os recibos de vencimento são emitidos em papel, há algumas regras a observar, nomeadamente a necessidade de serem numerados, impressos em duplicado, assinados e carimbados pelo empregador; os duplicados são assinados pelos trabalhadores quando recebem o vencimento e devolvidos ao empregador.
Ligação entre o recibo de vencimento e a contabilidade
O recibo de vencimento não é só um documento comprovativo da relação laboral, é também a base do processamento de vencimentos e, por isso, importante para as contas da empresa, na medida em que os salários são um dos principais componentes da sua estrutura de custos.
É, por isso, importante saber interpretar os componentes deste documento para que os custos para a empresa sejam bem calculados, uma vez que alguns são gastos da responsabilidade do trabalhador, como é o caso da contribuição para a segurança social e a retenção de IRS.
Assim, tudo o que sejam vencimentos, horas extraordinárias, bónus, comissões, diuturnidades, subsídios de alimentação, férias e Natal e indemnizações representam gastos para a empresa; pelo contrário, os valores de Segurança Social e IRS constantes do recibo são retidos ao trabalhador e apenas entregues ao Estado pela empresa.
A acrescer a esses custos, há ainda o custo das contribuições para a Segurança Social da competência da empresa, que não estão presentes no recibo de vencimento mas a ele são intrínsecas, no valor de 23,75% do vencimento (salvo casos especiais).
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