Qualquer negócio, seja uma sociedade comercial ou um trabalhador em nome individual, tem de declarar à Autoridade Tributária os seus rendimentos para que possam ser calculados os impostos devidos. A forma como eles serão tributados depende do regime tributário pelo qual a atividade estiver abrangida.
Os regimes tributários em Portugal
No momento de abertura de atividade, seja sob a forma de sociedade comercial, seja como trabalhador independente ou profissional liberal, todos os sujeitos passivos são submetidos a um de dois regimes tributários: a contabilidade organizada e o regime simplificado ou contabilidade não organizada.
No caso de a abertura de atividade ser feita por sujeitos passivos de IRS, o regime tributário atribuído por defeito é o regime simplificado de tributação, a menos que escolham optar pela contabilidade organizada.
Por outro lado, quando se trata de sociedades comerciais ou quando os anteriores ultrapassam os limites impostos na legislação, o enquadramento tem de ser na contabilidade organizada.
A contabilidade organizada
O regime de contabilidade organizada é o mais estruturado dos regimes de tributação de rendimentos, cuja relevância e utilidade aumenta consoante aumenta a dimensão do negócio, sendo, inclusive, obrigatório em certos casos.
São obrigados a dispor de contabilidade organizada os sujeitos passivos que:
- constituam a sua atividade sob a forma de sociedade comercial, de qualquer tipo, desde o momento de abertura da atividade;
- sendo trabalhadores independentes ou profissionais liberais, vejam o seu rendimento anual ultrapassar, em dois períodos consecutivos, 200 mil euros ou, num só período, esse valor em mais de 25%, caso em que a ela ficam obrigados a partir do ano seguinte ao da ocorrência.
Este regime tributário permite deduzir todas as despesas afetas ao negócio, desde que identificadas por meio de fatura, não havendo limite de dedução das mesmas à receita.
Importante será referir que, mesmo não sendo obrigados, todos os sujeitos passivos podem optar pela contabilidade organizada, quer quando abrem a atividade, quer em qualquer dos anos posteriores, desde que o comuniquem à Autoridade Tributária (AT) até ao fim de março de cada ano.
O regime simplificado
Já o regime simplificado de tributação, existe para descomplicar os procedimentos de negócios de menor dimensão, sendo atribuído automaticamente pela AT na abertura de atividade, a menos que o sujeito passivo se oponha.
Para poderem ser abrangidos por este regime tributário, os contribuintes têm de cumprir alguns requisitos, sendo que, à falta de verificação de algum deles, os contribuintes deixam de ser abrangidos a partir do período de tributação seguinte:
- serem residentes em Portugal;
- não ultrapassarem, em dois períodos de tributação consecutivos, um montante anual ilíquido de rendimentos de 200 mil euros;
- não excederem, num só exercício, esse valor em mais de 25%.
A tributação de rendimentos pelo regime simplificado caracteriza-se pela aplicação de coeficientes fixos, que variam consoante a atividade desenvolvida, sob o pressuposto de que parte dos rendimentos corresponde a despesas inerentes à atividade e não deve ser tributada.
As diferenças entre a contabilidade organizada e o regime simplificado
A diferença entre os dois regimes tributários reside essencialmente em três aspetos gerais:
- o montante dos rendimentos anuais;
- as despesas anuais dedutíveis;
- a exigência de um contabilista certificado.
Montante de rendimentos anuais
A contabilidade organizada, além de ser obrigatória para sociedades comerciais, é obrigatória para todos os negócios que, grosso modo, ultrapassam os 200 mil euros de rendimentos anuais, deixando de ser opcional.
Já a manutenção do regime simplificado, o regime tributário atribuído por defeito pela AT, como referido, só é possível para negócios cujos rendimentos anuais não ultrapassem o referido valor.
Despesas anuais dedutíveis
No regime tributário de contabilidade organizada, desde que estejam identificadas, é possível deduzir aos rendimentos todas as despesas que sejam provenientes da atividade, incluindo as com o contabilista certificado, sem limites impostos ao montante.
Quando incluídos no regime simplificado, são aplicados coeficientes fixos consoante as atividades desenvolvidas, estipulados no artigo 31.º do Código do IRS, impondo intrinsecamente um limite às despesas que é possível deduzir, quer em valor, quer em tipos fiscalmente aceites.
Exigência de contabilista certificado
Os sujeitos passivos abrangidos pela contabilidade organizada são obrigados a contratar um contabilista certificado que se responsabilize por todas as obrigações declarativas e fechos de contas do negócio.
Essa obrigação não existe para os sujeitos passivos abrangidos pelo regime simplificado, podendo os próprios tratar de submeter os seus rendimentos e restantes declarações para a AT aferir os impostos a pagar ou não.
Que regime tributário escolher?
A contabilidade organizada, apesar de implicar mais procedimentos e documentações, pode representar uma grande mais-valia, no sentido em que é mais rigorosa, razão pela qual é mais adequada para negócios de maior dimensão e complexidade.
O regime simplificado, mais adequado a negócios de menor dimensão, tem menos obrigações fiscais, podendo ser tratado diretamente pelo sujeito passivo.
A opção, quando possível, por um ou outro regime depende da avaliação de cada sujeito passivo, que passará largamente por considerar todas as despesas que terá com a atividade: se forem em menor escala e inferiores ao valor assumido pelas Finanças no regime simplificado, será provavelmente mais vantajoso optar por este regime.
Por outro lado, quando as despesas afetas à atividade são superiores ao limite imposto, a opção pela contabilidade organizada poderá representar uma grande redução da matéria coletável e, portanto, das despesas com impostos.
O mesmo se aplica à despesa com o contabilista certificado: quando as restantes despesas determinam a vantagem da opção pela contabilidade organizada, a escolha do contabilista certificado certo para o negócio não será uma despesa tão significativa, para além de ser dedutível.
ROSE Accounting Services: a arma secreta dos contabilistas certificados
O regime de contabilidade organizada traz também outro ás na manga: o ROSE Accounting Services, uma plataforma cloud inovadora que permite a colaboração direta e simultânea entre empresário e contabilista, conseguindo partilhar e aceder a todas as informações relevantes para o estado contabilístico e financeiro do negócio em qualquer lugar e a qualquer altura, graças à cloud, através da centralização dos documentos numa só plataforma à qual ambas as partes conseguem aceder, tornando a informação mais facilmente acessível e rastreável, como por exemplo na identificação da origem dos valores apurados, consultar quem foi a última pessoa a editar algum registo ou tabela, entre outras possibilidades.
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