Abrir qualquer empresa é um processo desafiante, mas, independentemente do seu nível de experiência como contabilista, abrir um escritório de contabilidade é ainda mais: terá nas suas mãos não só o seu sucesso, como também o sucesso dos seus clientes.
Por isso, antes de dar o passo, deve pensar em vários aspetos, desde como vai ser a sua atividade e que serviços trarão mais valor acrescentado aos seus clientes, ao que é que os seus clientes procuram e às exigências do mercado em que se vai inserir. Neste artigo deixamos-lhe seis coisas que é importante ter em conta.
1. Abrir o escritório individualmente ou em sociedade
A primeira decisão a tomar antes de dar o passo de abrir um escritório de contabilidade é se o vai fazer individualmente ou com mais sócios. Neste âmbito, o artigo 11.º do Estatuto da Ordem dos Contabilistas Certificados define que os contabilistas certificados podem exercer a sua atividade tanto como profissionais independentes, como sendo sócios, administradores ou gerentes de uma sociedade profissional de contabilistas certificados ou de uma sociedade de contabilidade.
Ao tomar esta decisão, deverá ter em conta que, por um lado, se abrir a atividade individualmente, esta terá de gerar rendimentos para pagar apenas o seu trabalho, por outro, se abrir com um ou mais sócios, terá mais capacidade quer em número de clientes, quer em carga de trabalho, com a contrapartida de que terá de ser gerada mais receita.
2. Localização e dimensão do escritório
A localização e a dimensão do escritório onde prestará os seus serviços de contabilidade terá desde logo influência na sua estrutura de custos. Um escritório numa localização mais central ou menos escondida terá mais visibilidade, ao passo que será provavelmente bem mais caro por metro quadrado quando comparado com um escritório numa zona menos privilegiada.
As boas notícias é que cada vez mais se está a mudar o paradigma da contabilidade tradicional e burocrática para a contabilidade digital, mais desburocratizada e automatizada, com os processos cada vez mais na cloud e menos em papel, o que significa que a localização do seu escritório não será da maior relevância: com a digitalização da contabilidade, estará mais disponível e mais perto dos seus clientes, a qualquer hora e em qualquer lugar.
3. Tipo de serviços oferecidos
A escolha dos serviços de contabilidade que terá à disposição dos seus clientes é um ponto fulcral aquando da abertura do seu escritório, embora, obviamente, possam evoluir e alterar-se com o tempo e com as necessidades do mercado.
Pode oferecer serviços diversos, seja indiferenciadamente a quaisquer áreas de negócio ou a áreas específicas em que tenha vantagem competitiva, desde a simples contabilização de documentos e cumprimento das obrigações fiscais, a consultoria fiscal e a consultoria financeira, até ao processamento de vencimentos e serviços de auditoria.
Ao escolher os serviços, terá de fazer um balanço entre as suas melhores competências e as do(s) seu(s) sócio(s) e aquilo que o mercado necessita naquele momento. Um bom ponto de partida para definir o que será a sua atividade é fazer um plano de negócio.
4. Angariação de novos clientes
Tendo estipulado como e onde vai funcionar a sua atividade, um passo muito importante é, claro, a angariação de clientes. Neste sentido, mesmo tendo em conta que a localização do seu escritório é cada vez menos um fator de relevo, é importante segmentar o seu público, por exemplo, em termos de atividade, localização ou dimensão.
Depois, deve delinear estratégias para publicitar o seu negócio, seja através dos canais tradicionais de marketing, por exemplo, com panfletos, cartas ou word of mouth, seja através de marketing digital, normalmente com melhor relação custo-benefício, através de marketing nas redes sociais e nos motores de busca, marketing de conteúdo, e-mail marketing e outras ferramentas digitais, como ter o seu próprio website.
No que toca a publicidade, as regras para contabilistas certificados têm evoluído para serem mais permissivas: se o antigo artigo 53.º do Estatuto da OTOC estabelecia grandes limitações, em que apenas era possível utilizar o seu nome, denominação social e qualificação, sendo aceites pouco mais do que tabuletas fixadas no exterior do escritório e cartões-de-visita, o artigo 71.º do Estatuto da OCC veio terminar essas limitações.
Atualmente, é permitido fazer publicidade, desde que seja de forma objetiva e verdadeira, no rigoroso respeito dos deveres deontológicos, do sigilo profissional e das normas legais sobre publicidade e concorrência
, incluindo, por exemplo, publicitar os seus serviços nos meios de comunicação social, em jornais, com panfletos, na internet, entre outros. Contudo, não é permitido divulgar qualquer informação sobre os seus clientes, mas, se estes autorizarem, poderá publicitar que é o seu contabilista certificado.
5. Evolução das necessidades do mercado
Como referido acima, assiste-se atualmente a uma mudança de paradigma no setor da contabilidade para uma contabilidade mais digital, mais automatizada, mais produtiva e mais eficiente.
As necessidades do seu público terão uma influência elevada na definição e no funcionamento dos seus serviços e, neste âmbito, o empresário de hoje em dia está em permanente conexão com a tecnologia e com a digitalização – e as facilidades que elas trazem ao nível da informação e dos fluxos de trabalho –, sendo avesso a processos morosos e burocráticos.
Por isso, será um processo natural que o seu escritório de contabilidade se adapte e ocupe um lugar mais proativo e de valor para os seus clientes e lhes ofereça o seu conhecimento profissional e o apoio estratégico de que necessitam, fazendo também uso da tecnologia.
6. Software de contabilidade à medida das necessidades dos seus clientes
Tendo em conta as necessidades dos seus clientes, é importante que escolha um software de contabilidade que dê resposta aos requisitos de celeridade, produtividade, eficiência, comunicação e digitalização. Para tal, deverá escolher tecnologia que lhe permita otimizar e automatizar processos sem pôr em causa a qualidade do seu serviço e que traga valor acrescentado para si e para os seus clientes, de modo a poder ser o parceiro de que eles necessitam.
Para satisfazer essas necessidades, pode contar com o ROSE Accounting Services, que é uma plataforma de contabilidade e gestão colaborativa na cloud, o que quer dizer que o contabilista e o empresário colaboram, cada um nas suas competências, na mesma plataforma, com informação fluida de um lado para o outro, sem necessidade de burocracia e deslocações constantes.
O ROSE AS dá resposta tanto às necessidades dos seus clientes como às do escritório de contabilidade que se quer posicionar no futuro:
- automatização de processos, eliminando tarefas repetitivas e propensão ao erro humano e facilitando o cumprimento de prazos;
- mecanismos de integração automática dos registos da gestão, com rastreabilidade de documentos, facilitando um trabalho à distância sem necessidade de movimentar papelada;
- geração automática de declarações fiscais;
- processamento de vencimentos automático;
- colaboração e acesso a informação em tempo real de parte a parte, sem necessidade de esperar pela visita do contabilista, reduzindo deslocações e aumentando a transparência;
- mecanismos inteligentes que facilitam a previsão de indicadores chave para melhor auxílio aos seus clientes.
Se o paradigma está a mudar para um contabilista mais digital, mais ativo e com mais valor estratégico, o ROSE AS é o veículo que o colocará lá. Peça já uma demonstração gratuita do ROSE AS!
