O planeamento é a base de qualquer tomada de decisão e, se planeia abrir um escritório de contabilidade ou expandir o seu, necessitará de perceber as implicações financeiras e operacionais que tal lhe trará. A melhor forma de conseguir esse necessário planeamento é precisamente construir um plano de negócio.
O que é um plano de negócio
Um plano de negócio é um documento que delineia, em traços gerais, o que será um negócio, passando pela sua descrição, pela estratégia, pelos produtos ou serviços a serem vendidos e a respetiva caracterização do público ao qual serão vendidos, sem esquecer da forma como será publicitado.
O plano de negócio não se destina necessariamente a novas empresas, podendo aplicar-se a qualquer alteração substancial da natureza do negócio ou até à expansão para uma nova área – o planeamento é fulcral em cada um dos casos.
Importância de ter um plano de negócio
O plano de negócio serve vários propósitos, sendo, logo à partida, uma base para garantir que o seu negócio não andará “à toa” pois, no final de contas, as principais linhas que pretende seguir foram escritas e as suas melhores ideias não serão perdidas no meio de outras com menos probabilidade de sucesso.
Uma vez que o plano de negócio inclui estudos de mercado e projeções financeiras, este servir-lhe-á para definir que capital necessitará de investir para começar e quando obterá retorno desse investimento, bem como as necessidades de espaço e recursos (por exemplo, informáticos e de mão-de-obra).
Além disso, com a discriminação dos objetivos de curto, médio e longo prazo, pode usar o plano de negócio como uma forma de se obrigar a cumprir esses objetivos ou de os ajustar à evolução real do negócio, mas sem perder o foco.
Por outro lado, numa visão mais externa, se ponderar recorrer a financiamento ou apoios promovidos pelo Estado para abrir o seu escritório de contabilidade, um plano de negócios será provavelmente um requisito para poder avançar.
Estrutura de um plano de negócio
Não há uma única estrutura de plano de negócio adequada a todos os tipos de negócio, devendo esta ser adaptada a cada caso, tendo em conta as necessidades de planeamento e informação. Tendo isso em conta, como ponto de partida, é boa prática que os planos de negócio incluam os itens que discriminamos a seguir.
1. Sumário executivo
O sumário executivo é a parte que inicia o plano de negócio e trata-se de uma pré-visualização dos conteúdos principais do documento, razão pela qual é, normalmente, a última a ser escrita.
Esta secção destina-se a persuadir o leitor interessado a avançar para o restante documento e, ao mesmo tempo, deve ter em consideração o limite de tempo que este está disposto a despender para dar atenção e decidir ler mais, pelo que deve ser atrativo e não deve ultrapassar entre uma (idealmente) e duas páginas.
No sumário executivo pode incluir, por exemplo, a descrição do conceito do negócio, que objetivos pretende atingir, a vantagem competitiva do seu escritório em relação ao mercado, uma descrição dos serviços de contabilidade que vai oferecer e do respetivo público-alvo, bem como os pontos essenciais da estratégia de marketing para chegar ao mesmo, um resumo das projeções financeiras e até uma apresentação da equipa.
2. Descrição da empresa e serviços
Esta secção destina-se a clarificar o que será a empresa e o que pretende fazer. Deve indicar que tipo de empresa será (em nome individual ou sociedade?) e aproveitar para explicar o que levou à intenção de expandir ou abrir o seu escritório de contabilidade e quais são as suas credenciais para o fazer. Pode, se aplicável, apresentar os valores que já conseguiu até à data (número de clientes, valor de vendas de serviços), nos quais se baseia para expandir para outra área.
É também um bom local para definir quais serão as vantagens competitivas do seu negócio em relação aos demais da mesma área, quais serão as necessidades que pretende suprir ou problemas que pretende resolver, quais os serviços que pretende incluir e quais as áreas de negócio nas quais pretende atuar, se em alguma em específico.
Os objetivos de curto, médio e longo prazo devem também ser estabelecidos da forma mais realista possível, delineando os passos seguintes com valores e timings definidos.
3. Análise de mercado
Na análise de mercado é importante, por um lado, definir o público-alvo dos seus serviços em específico e, por outro, analisar o mercado como um todo, incluindo a principal concorrência.
O seu público-alvo, ou seja, o segmento de mercado ao qual pretende vender os seus serviços, deve ficar bem estabelecido, qualificado a nível demográfico e psicográfico e, se possível, quantificado. Esta informação inclui estabelecer se pretende servir empresas ou particulares (ou ambos) e se pretende especializar-se ou não em alguma área de negócio, como, por exemplo, na construção, no retalho ou na restauração, ou área geográfica.
Deve fazer a sua pesquisa de mercado e deixar patente no plano de negócios a caracterização e a evolução da sua área de negócio e do setor para o qual pretende vender os seus serviços, de alguma forma justificando a posição e pertinência do seu escritório de contabilidade no contexto.
É também, como referido, importante estudar a concorrência, indicando no plano de negócio quais são os principais players na sua área, bem como quais serão os seus concorrentes diretos.
4. Plano de marketing
A estratégia de marketing trata da forma como o seu escritório de contabilidade será visto pelo público, tanto como da forma como irá chegar ao segmento ao qual os seus serviços se destinam. Os pontos essenciais a definir nesta secção do seu plano de negócio serão:
- os serviços a oferecer, de acordo com o estabelecido na secção acima;
- o preço de cada serviço, bem como a comparação com os preços da concorrência;
- a localização, indicando o local, físico ou não, em que o seu escritório se localiza e como isso influenciará o sucesso e qual a relação com a localização dos clientes;
- a promoção, que inclui delinear a forma como atrairá os seus potenciais clientes para o seu negócio e poderá incluir marketing tradicional, como publicitar em jornais locais ou distribuir panfletos, ou marketing digital, através de publicidade em redes sociais, nos motores de busca, via e-mail, entre outros.
5. Plano operacional
Se até agora se tratou de explicar a envolvente do negócio e os seus objetivos, a secção do plano operacional trata de discriminar as ações que serão levadas a cabo para os cumprir e para entregar um serviço de qualidade aos seus clientes.
Aqui deverá incluir uma explicação de como serão organizados os procedimentos diários para levar a cabo as tarefas, como os processos de atendimento de chamadas, marcação de reuniões, registos contabilísticos, faturação e cobranças, bem como a estrutura física necessária e as necessidades atuais e futuras de mão-de-obra e de software, tendo em conta o crescimento previsto do negócio.
6. Plano financeiro
Sendo contabilista, o plano financeiro deverá ser a secção que menos dificuldade terá em conseguir. Sendo o objetivo dar uma visão da evolução do negócio, o plano financeiro é geralmente efetuado para o ano, tendo em conta todos os investimentos que têm de ser feitos, e para os anos seguintes, baseando-se em pesquisa no setor e crescimento anual planeado.
Esta secção deve incluir, no mínimo, a demonstração de resultados, o balanço e a demonstração de fluxos de caixa: a demonstração de resultados como espelho dos lucros do seu escritório de contabilidade, representando a comparação dos rendimentos para os custos; o balanço para determinar a sua situação patrimonial, deixando patentes as suas obrigações e os seus ativos e direitos; e a demonstração de fluxos de caixa para descriminar as movimentações de capital e determinar a liquidez do negócio e as necessidades de tesouraria.
A vantagem competitiva de que o seu escritório de contabilidade precisa
Acima falamos de vantagens competitivas e uma das maiores vantagens competitivas que pode oferecer aos seus clientes é a oportunidade de não terem de se preocupar mais com a entrega presencial de documentos e com telefonemas preocupados com o estado das contas do negócio e terem um contabilista mais livre para poder responder-lhes às questões que realmente importam. Esta é a vantagem que o ROSE Accounting Services lhe proporciona.
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