Palavra recorrente no dia-a-dia das empresas e dos escritórios de contabilidade, o SAF-T (PT) é de extrema importância e serve bem mais utilidades do que a simples entrega obrigatória todos os meses ao fisco. Por exemplo, o SAF-T pode ser utilizado para transferir dados de empresas de um software para outro ou pode ser usado pelos contabilistas para auditarem as contas dos seus clientes, além de ser uma ferramenta de fiscalização.
Neste artigo, explicamos o que é o SAF-T (PT) e quem é obrigado a produzir este ficheiro, bem como esclarecemos o essencial a saber sobre os dois tipos de SAF-T.
O que é o SAF-T (PT)
O SAF-T (PT), abreviatura para Standard Audit File for Tax Purposes – Portuguese version (traduzido livremente, ficheiro de auditoria padrão para fins fiscais na versão portuguesa), é um ficheiro de formato normalizado, na linguagem XML, que permite exportar as informações de faturação e contabilísticas de uma empresa num determinado período de tempo, abrangendo a informação constante dos sistemas de faturação e de contabilidade.
O ficheiro SAF-T (PT) foi criado pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26/03, com efeitos a partir de 2008, com o objetivo principal de facilitar a obtenção de informação por parte dos agentes fiscalizadores.
A emissão do SAF-T tem de ser obrigatoriamente de acordo com a estrutura de dados definida na mesma portaria, entretanto alterada pela Portaria n.º 1192/2009, de 08/10. O formato XML surge, assim, como meio de o SAF-T poder ser lido em qualquer programa capaz de o interpretar.
O ficheiro inclui dados diversos quer da própria empresa, quer dos seus clientes, fornecedores, produtos e/ou serviços, regimes de IVA e documentos comerciais e contabilísticos.
Quem tem obrigação de produzir o SAF-T (PT)
De acordo com a referida Portaria n.º 321-A/2007, devem ser capazes de produzir o ficheiro SAF-T sempre que solicitado pelos serviços de inspeção todos os sujeitos passivos de IRC cuja atividade principal seja de natureza comercial, industrial ou agrícola, cuja contabilidade seja organizada com recurso a meios informáticos e que utilizem um programa de faturação certificado.
Tipos de SAF-T (PT)
O SAF-T tem vários propósitos, entre os quais a comunicação de elementos à Autoridade Tributária (AT), a realização de auditorias e ações de fiscalização. Mas não existe um só tipo de SAF-T; conforme as informações que sejam pretendidas, podem ser gerados dois tipos de ficheiros: o SAF-T de faturação e o SAF-T de contabilidade.
SAF-T de faturação
O SAF-T (PT) de faturação é um ficheiro normalizado no formato XML destinado a comunicar os elementos das faturas e outros documentos fiscalmente relevantes à AT, incluindo notas de crédito, notas de débito, recibos, guias de transporte, orçamentos, encomendas e outros.
A comunicação dos elementos das faturas é uma obrigação declarativa que faz parte do dia-a-dia de todos os negócios e deve ser feita até ao dia 12 do mês seguinte ao da emissão dos documentos, sendo que os sujeitos passivos que são obrigados a produzir o ficheiro SAF-T (PT) devem optar por este método para a devida comunicação.
O ficheiro para o período pretendido pode ser exportado do programa de faturação e submetido manualmente no E-Fatura ou, em alternativa, enviado automaticamente a partir do referido programa, se este, tal como o ROSE Accounting Services, tiver essa funcionalidade.
Para a comunicação através do SAF-T é requisito que o programa de faturação seja certificado pela AT, tendo sido já anteriormente instituída pela Portaria n.º 363/2010 a obrigatoriedade de todos os programas de faturação, salvo raras exceções, serem certificados.
Segundo o Decreto-Lei n.º 28/2019, são obrigados a usar exclusivamente programas de faturação certificados todos os sujeitos passivos com sede, estabelecimento estável ou domicílio em Portugal que:
- no ano civil anterior, tenham obtido um volume de negócios superior a 50 mil euros;
- utilizem programas informáticos de faturação;
- sejam obrigados a ou tenham optado por ter contabilidade organizada.
SAF-T de contabilidade
O SAF-T de contabilidade é um ficheiro mais completo do que o de faturação, já que reúne toda a informação sobre os registos contabilísticos de uma empresa num determinado período de tempo.
Inicialmente, com a sua introdução em 2007, o SAF-T de contabilidade surgiu com o propósito de servir como base para auditorias (internas ou externas) e fiscalizações, sendo as entidades referidas acima obrigadas a produzi-lo apenas quando necessário. Contudo, na sequência do Programa Simplex+ 2016, o SAF-T de contabilidade veio ganhar uma utilidade acrescida de comunicação dos elementos contabilísticos.
O referido programa, inserido nos esforços da AT de simplificar e automatizar processos internamente e em relação aos contribuintes, trouxe consigo modificações à entrega da IES/DA (Informação Empresarial Simplificada): numa fase inicial, os Anexos A e I passam a ser preenchidos automaticamente.
Para a recolha dos dados necessários ao pré-preenchimento desses anexos ser possível, antes da entrega da IES, os sujeitos passivos terão de submeter o seu SAF-T de contabilidade no Portal das Finanças, dentro dos prazos estipulados no n.º 1 do artigo 3.º da Portaria n.º 31/2019:
- até 30 de abril do ano seguinte ao dos registos, no caso de sujeitos passivos de IRS com contabilidade organizada;
- até 30 de abril do ano seguinte ao dos registos, no caso das entidades obrigadas à aprovação das contas até 31 de março;
- até 15 de junho do ano seguinte ao dos registos, no caso das entidades obrigadas à aprovação das contas até 31 de maio.
Tal como no caso do SAF-T de faturação, para garantir que a informação constante do SAF-T de contabilidade é fidedigna, é necessária a certificação do software de contabilidade, neste caso, através do SVAT (Selo de Validação da Autoridade Tributária).
A alteração à entrega da IES e obrigatoriedade de submissão do SAF-T de contabilidade tem sido sequencialmente adiada, a última vez por meio da Portaria n.º 331-D/2021, de 31/12, que destina que a alteração apenas se aplique à IES/DA dos períodos de 2023 e seguintes, a entregar em 2024 ou em períodos seguintes.
O cumprimento das obrigações fiscais facilitado pelo ROSE AS
Os procedimentos fiscais são cada vez mais digitalizados e a necessidade de garantir a qualidade e fidedignidade das informações é um imperativo crescente, o que também aumenta a exigência em relação aos processos das empresas. Felizmente, o ROSE Accounting Services vem ajudar a descomplicar.
O ROSE AS é uma plataforma cloud de gestão e contabilidade colaborativa que permite que os empresários e os seus contabilistas trabalhem em total sincronia numa mesma plataforma. O resultado: agiliza os processos e comunicação entre as partes, dando resposta a todas as suas necessidades com os módulos de gestão de vendas, compras, tesouraria e mais, gestão de recursos humanos, contabilidade e fiscalidade.
Especificamente em relação ao SAF-T, o ROSE AS é um software certificado e permite não só a comunicação de faturas e guias de transporte através da sua exportação e submissão no site da AT, como também a comunicação automática via webservice, além de permitir a emissão do SAF-T completo de auditoria. É assim fácil, com poucos cliques, obter o SAF-T tanto para o contabilista como para os seus clientes.
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